Es ist unerheblich, ob es sich bei der Korrespondenz um einen Liebesbrief, einen Brief an die beste Freundin, ein Kondolenzschreiben oder eine Bewerbung handelt – wichtig ist in jedem Fall, das Schreiben auf den Empfänger oder den entsprechenden Anlass abzustimmen. Eine Beileidsbekundung nach einem Todesfall hat sicherlich einen anderen Inhalt als der private Brief an eine gute Freundin.
Grundsätzliche Fragen beim Schreiben eines Briefs
- Wer wird das lesen? Ist die Beziehung zwischen Absender und Empfänger privat oder dienstlich?
- Welche Vorbildung, welchen Hintergrund und welche Vorlieben hat der Empfänger? Bei privater Korrespondenz darf es gerne etwas informeller sein, bei dienstlicher Korrespondenz ist in jedem Fall ein geschäftsmäßiger, nicht zu vertraulicher Ton zu wahren, wobei es hier ebenfalls häufig auf den Kontext ankommt. Absolut unangebracht sind Vertraulichkeiten in Bewerbungsschreiben.
- Womit ist der Empfänger zu gewinnen? Wie kann ich als Absender einen Arbeitgeber davon überzeugen, mich zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, wie kann ich einem Mann/einer Frau, der/die mich interessiert, meine Gefühle darlegen, ohne ihn/sie zu verletzen oder in die Enge zu treiben?
- Kann und soll der Brief mit der Hand geschrieben sein oder ist die Versendung eines mit dem PC geschriebenen Briefs besser?
- In welchem Zusammenhang schreibt der Verfasser den Empfänger an? Geht es um einen Trauerfall, um ein gemeinsames Treffen, eine Sympathiebekundung, ein Dankeschön, eine Bewerbung oder eine Reklamation?
In der Kürze liegt die Würze
Egal, ob es sich um private Briefe oder um Geschäftskorrespondenz handelt: Viele Schreiber machen den Fehler und reden stundenlang um den heißen Brei herum, bevor sie zum Kern der Sache kommen. Damit besteht die Gefahr, dass der Leser letzten Endes so gelangweilt ist, dass er die Botschaft nicht mehr erfasst oder nicht mehr zu erfassen bereit ist. Auch eine extrem gestelzte Sprache kann einen vergleichbar negativen Effekt erzielen. ("Es ist mir in den letzten Jahren gelungen, einen zuverlässigen, zielorientierten Arbeitsstil zu kultivieren.")
Inhaltsleere von Aussagen
Ähnliches gilt auch für den Fall, dass jemand nur wahllos Floskeln und Phrasen aneinanderreiht, die über den Absender außer Selbstverständlichkeiten und Langeweile nicht viel aussagen. Als Negativ-Beispiele sind zu nennen:
- Letzten Samstag war ich auf einer Party und wir haben uns alle gut amüsiert. Ich habe da neue Leute kennen gelernt und Sekt getrunken.
- Ich bin flexibel und belastbar und neuen Herausforderungen gegenüber stets aufgeschlossen.
- Hier ist gerade schönes Wetter, denn die Sonne scheint und es ist keine Wolke da.
Kein Leben im Konjunktiv
Die Verwendung der Möglichkeitsform sagt eher aus, dass sich der Verfasser des Briefes hinsichtlich seiner eigenen Person unsicher ist. Sätze wie "Ich würde mich freuen, wenn Sie mich zu einem Gespräch einladen würden." oder "Könntest Du Dir eventuell vorstellen, Dich auch in mich verlieben zu können?" erzielen sicher nicht die gewünschte Wirkung beim Empfänger. Freut sich der Absender nun über eine Einladung zum Gespräch oder nicht? Möchte er nun wissen, wie der Empfänger des Liebesbriefs zu ihm steht oder lieber doch nicht?
Wortwahl und Stil
Bei privater Korrespondenz darf es lockerer und humorvoller zugehen als bei Geschäftsbriefen, wobei aber auch bei privaten Briefen immer ein gemeinsames Niveau gewahrt werden soll. Witze, die unter die Gürtellinie zielen oder den Anderen beleidigen könnten, sind auch bei persönlichen Schreiben zu vermeiden. Es sollten Worte und Insider-Witze gewählt werden, über die beide Seiten lachen können – sowohl Absender als auch Empfänger des Briefs.
Bei Geschäftskorrespondenz kommen Flapsigkeit ("Hey Leute" – auch das hat es schon in etlichen Bewerbungsschreiben gegeben) oder plumpe Vertraulichkeit überhaupt nicht gut an, genauso wenig wie wüste Beschimpfungen im Rahmen einer Reklamation. Es ist selbstverständlich, dass der Absender einer Beschwerde seinem Unmut über eine bestimmte Situation Luft machen möchte (zum Beispiel, dass der neue Fernseher bereits nach zwei Wochen nicht mehr funktioniert oder dass eine Lieferung trotz Zusage zu einem bestimmten Termin immer noch nicht eingetroffen ist), Beschimpfungen oder unsachliche Drohungen ("Sie werden schon sehen, was Sie davon haben!") sind absolut unangebracht.
Den Stil dem Zeitgeist anpassen
Nicht umsonst ändern sich Vorschriften für Geschäftsbriefe wie etwa die DIN5008 ständig, da sie stets den aktuellen Anforderungen angepasst wird. Dies sollte auch für die Wortwahl gelten – egal, ob bei geschäftlicher oder privater Korrespondenz. Eine Schlussformel im Stil "Ich verbleibe mit den besten Grüßen" ist nicht mehr zeitgemäß.
Alexandra Döll - Persönliche Daten: geboren 1974 in Essen, wohnhaft ebendaFamilienstand: ledig, keine KinderAbitur 1993, anschließend ...
