- Besprechungen moderieren - Stefan Dassler
Ausbilder: „Nächste Woche muss ich eine Besprechung mit Kollegen moderieren. Hätten Sie Interesse, mir dabei zu assistieren?“ Auszubildender: „Klar, die Moderation muss man wahrscheinlich genau vorbereiten und planen.“
Was ist eigentlich ein Moderator?
Moderatoren kennen wir vom Fernsehen (Fernsehmoderatoren einer Unterhaltungssendung oder einer politischen Diskussion). Der Moderator im Betrieb begleitet und unterstützt bei Besprechungen den Prozess des Informationsaustausches, der Problemlösung und Entscheidungsfindung. Er stellt offene Fragen („Wie sehen Sie das Problem?“ „ Wie kam es dazu?“), kommuniziert und hört geduldig und aufmerksam zu. Vielredner bremst er etwas und Schüchterne ermutigt er immer wieder. Der Moderator hilft, Ideen zu entwickeln und weiterzuverfolgen sowie Gesprächsregeln einzuhalten. Die Beherrschung von wichtigen Gesprächstechniken ist für den Moderator von Vorteil. Einen Moderationsprozess kann man in drei Phasen einteilen:
- Erste Phase: Einstieg (Kennenlernen, erster Informations- und Erfahrungsaustausch)
- Zweite Phase: Arbeitsprozess (Problemanalyse, Problemlösungen, Maßnahmen- und Aktivitätenplanung)
- Dritte Phase: Abschluss (Feedback, Echo)
Der Ablauf einer Moderation in der Ausbildung
Wer moderieren lernt, sollte die folgenden Schritte der Moderation beachten:
- Festlegung mit dem Ausbilder, wer die Moderation und wer die Dokumentation übernimmt (ein oder zwei Moderatoren?)
- Moderationsablauf, Sitzordnung im Besprechungsraum und Hilfsmittel wie Pinnwände planen
- Gesprächs- und Diskussionsregeln der Kollegen- und Auszubildendengruppe vermitteln
- Betriebliche Themen und Probleme beispielsweise auf Zuruf sammeln
- Probleme gewichten und Schwerpunkte setzen
- Erste Ideen für Problemlösungen sammeln
- Die geeignetste Lösungsidee gemeinsam auswählen
- Weitere Maßnahmen planen (wer, was, wann)
- Abschließende Zusammenfassung und kurzes Feedback.
Gesprächs- und Diskussionsregeln
Gesprächsregeln sollten individuell auf die jeweilige Kollegengruppe abgestimmt sein. Sie können mit der Gruppe erarbeitet oder vorgegeben und erklärt werden. Beispielsweise:
- Jeder sollte sich bemühen, offen und ehrlich zu sein und sich nicht verstellen.
- Jeder darf ausreden. Man sollte niemandem ins Wort fallen.
- Das Ziel der Besprechung muss im Auge behalten werden.
- Kritik sollte sachlich vorgetragen werden und darf nicht persönlich gefärbt und verletzend sein.
- Störungen haben Vorrang. Sollte das Arbeitsklima irgendwie gestört werden, sprechen wir dies direkt an.
Methoden im Moderationsprozess
Moderation selbst ist eine Methode. Moderation ermöglicht den Einsatz und die Kombination einer Vielzahl weiterer Methoden. Nachfolgend nur ein paar Beispiele:
- Blitzlicht: Jeder Teilnehmer äußert reihum seine augenblickliche Meinung zum Thema. Die Aussagen werden nicht kommentiert. Jede Meinung „blitzt“ kurz auf.
- Abfrage auf Zuruf: Auf einem Flipchart oder einer Pinnwand steht eine Frage. Die Gruppe ruft ihre Gedanken dem Moderator zu. Alles sollte auf dem Flipchart oder der Pinnwand notiert werden.
- Einpunktabfrage: Die Teilnehmer setzen Schwerpunkte bei den betrieblichen Themen/Problemen, indem sie jeder einen Klebepunkt auf die Pinnwand zu dem bevorzugten Thema/Problem kleben. So können Schwerpunkte für die weitere Gruppenarbeit gesetzt werden.
- Maßnahmen- und Aktivitätenplan: Die erarbeiteten Problemlösungen werden auf einer Pinnwand notiert. Für die praktische Umsetzung der Ergebnisse werden Maßnahmen und Aktivitäten geplant (Was? Wer? Mit wem? Wann?). Das kann in Form einer Tabelle oder Matrix erfolgen.
Trainingsaufgabe zur Moderation
Ihr Ausbilder oder Berufsschullehrer möchte eine Besprechung zur Vorbereitung auf die Zwischenprüfung (oder eine ähnliche Prüfung) einberufen. Sie sollen die Moderation übernehmen. Planen Sie sorgfältig die einzelnen Moderationsschritte und probieren Sie die Moderation dann aus. Ein paar Anregungen dazu:
- Erste Phase: Einstieg. Beispielsweise: Methode Blitzlicht. Einstiegsfrage: Was verbinden Sie mit der Zwischenprüfung?
- Zweite Phase: Arbeitsprozess. Beispielsweise: Methode Abfrage auf Zuruf
Frage 1 (Probleme): …………………………….
Frage 2 (Abhilfen): ………………………………
Beispielsweise: Methode Maßnahmenplan
Frage 1 (Problemlösungen): ………………………..
Frage 2 (Mit wem?): ………………………………….
Frage 3 (Bis wann?): …………………………………
- Dritte Phase: Abschluss. Beispielsweise: Methode Blitzlicht.Abschlussfrage: Was verbinden Sie jetzt mit der Zwischenprüfung?
Nützliche Tipps zur Trainingsaufgabe
- Planen und organisieren Sie rechtzeitig alle Hilfsmittel und Materialien für die Moderation (Pinwände, Stifte, Farbkärtchen, Videobeamer).
- Informieren Sie ausführlich die Gruppe über die Gesprächs- und Diskussionsregeln und sprechen Sie bei Bedarf darüber.
- Informieren Sie zu Beginn auch über den gesamten geplanten Ablauf der Besprechung (in Form von Stichpunkten auf einem Flipchart).
- So genannte offene Fragen (Wer? Was? Wie? Wo?) bringen weiter als geschlossene Fragen (Antwort: ja/nein). Hören Sie jedem Teilnehmer aufgeschlossen, geduldig und aufmerksam zu.
- Zeigen Sie auf, wenn sich die Gruppe von der Zielvorgabe der Besprechung entfernt.
- Kurze Zwischenzusammenfassungen in Stichpunkten zeigen Erreichtes und noch Offenes auf.
- Setzen Sie sich für eine sprachlich faire Diskussion ein.
- Schlichten Sie Streit unter Teilnehmern, falls nötig.
- Legen Sie zum Schluss die genaue Umsetzung der Ergebnisse fest. Wer tut was wann?
Literaturhinweis
K. Klebert: ModerationsMethode. Das Standardwerk. Windmühle Verlag 2006. Fachbuch. 232 Seiten. Euro 42,50.
Stefan Dassler - Dipl.-Handelslehrer (Studium der Wirtschaftspädagogik mit Schwerpunkt Organisationspsychologie an der Universität ...
