- Als Azubi die Zeit planen - Stefan Dassler
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Auszubildender A: „Wie ist denn euer Zeitmanagement am Arbeitsplatz?“ Auszubildender B: „Ich werde einfach nie in der vorgegebenen Zeit fertig. Es sind auch immer so viele Dinge gleichzeitig zu erledigen.“ Auszubildender C: „Also ich plane alles mit meinem Terminkalender.“
Zeitmanagement nutzen
Wer erfolgreich in der Ausbildung und im Beruf sein will, muss seine Zeit wirksam planen. Zeitmanagement ist die Kunst, seine verfügbare Zeit optimal zu nutzen. Es beschäftigt sich mit den Problemen, die eine hohe Anzahl von Aufgaben, Entscheidungen und Terminen mit sich bringen, wenn die zur Verfügung stehende Zeit sehr knapp ist.
Muss- und Kann-Ziele setzen
Eine Technik des Zeitmanagements ist es, sich für jeden Arbeitstag Ziele zu setzen – und zwar Muss-Ziele und Kann-Ziele. Ein Muss-Ziel muss an diesem Tag erledigt werden (eine Kundenrechnung verschicken). Ein Kann-Ziel kann getan werden, falls noch Zeit dafür ist (eine nicht termingebundene Informationsanfrage eines Kunden). Entsprechend kann man sich die Arbeitszeit einteilen und planen.
Einen Terminkalender führen
Zudem sollten auch Auszubildende einen Terminkalender führen. Tragen Sie alle anstehenden Aufgaben und Termine im Unternehmen, für die Berufsschule sowie für Prüfungen ein. Nicht vergessen sollte man auch Freizeit- und private Termine, um eine Gesamtübersicht zu behalten. Was erledigt ist, kann abgehakt werden.
Aufgaben nach Wichtigkeit einteilen
Bei einer weiteren Technik des Zeit- oder Selbstmanagements geht es darum, Prioritäten zu setzen. Das ist die ABC-Analyse. Alle Aufgaben eines Tages, einer Woche oder eines Monats werden dabei in Kategorien eingeteilt:
- Kategorie A: sehr wichtig, hohe Priorität (für den Chef eine dringende Aufgabe erledigen)
- Kategorie B: mittlere Priorität (Routinearbeiten, die erst in nächster Zeit abgeschlossen sein müssen)
- Kategorie C: geringe Priorität (nicht termingebundene Anfragen)
Erste Trainingsaufgabe zum Zeitmanagement
Erstellen Sie eine Liste von überdurchschnittlich zeitraubenden Aufgaben in Ihrem Arbeitsalltag. Was können Sie dagegen unternehmen? (Besprechen Sie sich auch mit Ihrem Ausbilder oder Ihren Kollegen am Arbeitsplatz)
Zweite Trainingsaufgabe zum Zeitmanagement
Stellen Sie sich Ihren nächsten Arbeitstag im Unternehmen vor. Schreiben Sie sich alle anstehenden Aufgaben auf und tragen Sie diese anschließend in eine Prioritäten-Tabelle ein. Die waagrechte Einteilung der Tabelle erfolgt in „Kategorie A“, „Kategorie B“ und „Kategorie C“. Senkrecht kann man die Tabelle in „Muss-Ziele“ und „Kann-Ziele“ einteilen. Packen Sie dann am nächsten Tag die Muss-Ziele in Kategorie A sofort an.
Nützliche Tipps zu den Trainingsaufgaben
- Tragen Sie ohne Ausnahme alle Termine und Aufgaben in Ihren Terminkalender ein (Unternehmenstermine, Berufsschultermine, Freizeittermine).
- Wenn Sie sehr viel zu erledigen haben, kann ein zusätzlicher genauer Tagesstundenplan helfen. Darin sollten Muss- und Kann-Ziele notiert werden.
- Vergessen Sie im Arbeitseifer nicht auch ab und zu eine Pause zu machen. Dadurch kann man sich wieder besser konzentrieren.
- Planen Sie frühzeitig Prüfungsvorbereitungen.
- Die ABC-Analyse hilft Schwerpunkte bei der Zeitplanung zu setzen.
- Versuchen Sie sich möglichst bei allem, was Sie tun, Ihre Ziele im Auge zu behalten. Das gilt für berufliche und private Ziele gleichermaßen. So wird sinnvolles und erfolgreiches Zeitmanagement möglich.
- Verschaffen Sie sich stets auch einen systematischen Überblick über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, Wege und Mittel, um zu Ihren Zielen zu gelangen.
Literaturhinweis:
Stefan Dassler: Schlüsselqualifikationen für Auszubildende. Übungen und Trainingsbeispiele. Igel Verlag 2009. 196 Seiten. Euro 19,90.
Stefan Dassler - Dipl.-Handelslehrer (Studium der Wirtschaftspädagogik mit Schwerpunkt Organisationspsychologie an der Universität ...
