MS-Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Internet Explorer) sollten von jeder Bürokraft sicher beherrscht werden, insbesondere jedoch Word, Outlook und der Internet Explorer. Wie oft die übrigen Programme zum Einsatz kommen, hängt von der jeweiligen Position und der konkret ausgeschriebenen Stelle ab.

Weitere EDV-Anforderungen an eine Assistentin/Sekretärin

Je nach Unternehmen sind weitere PC-Kenntnisse erforderlich, beispielsweise Lotus Notes, SAP (meist für Datenbankpflege, Warenein- und ausgänge, Reisekostenabrechnung und Ähnliches), Adobe Acrobat Writer/Reader (Umwandlung von MS-Office-Dokumenten in pdf) und gegebenenfalls Grafikprogramme wie Photo Shop oder Quark XPress. Manche Unternehmen verwenden auch Programme, die speziell für diese Firma entwickelt wurden, wobei diese häufig ebenfalls windowsbasiert sind.

Fremdsprachenkenntnisse sind meist ein absolutes Muss

Gute bis sehr gute englische Sprachkenntnisse sind für eine Sekretärin heutzutage fast unabdingbar. Weitere Fremdsprachen wie Französisch, Spanisch oder Italienisch sind in der Regel zumindest wünschenswert, je nach Unternehmen manchmal sogar obligatorisch. Auch skandinavische Sprachen (Dänisch, Finnisch, Schwedisch, Norwegisch) sowie slawische Sprachen (Russisch, Polnisch, Tschechisch, Ungarisch, Rumänisch, Bulgarisch) gewinnen zunehmend an Bedeutung.

Sonstige fachliche und sachliche Anforderungen an eine Assistentin

Die DIN 5008 sollte jede Sekretärin beherrschen, um Geschäftsbriefe normgerecht und ansprechend zu gestalten. Bei der DIN 5008 handelt es sich jedoch nicht um etwas Statisches, das unveränderbar bleibt, auch hier werden von Zeit zu Zeit Neuerungen eingeführt. Früher war es im Adressfeld üblich, zwischen der Zeile mit Straßen-/Postfachangabe und der Zeile mit PLZ- und Ortsangabe eine Leerzeile zu lassen; seit etwa zwei Jahren wird im Adressfeld jedoch keine Leerzeile mehr zwischen diesen beiden Zeilen eingefügt.

Zu einer E-Mail-Signatur gehören nicht mehr nur Name, Position, Unternehmen, gegebenenfalls Abteilung, Anschrift, Telefon, Telefax und E-Mail-Adresse der Person, die die E-Mail versendet, sondern auch die Steuernummer des Unternehmens sowie Angaben zu dessen Eintragung im Handelsregister.

Organisationsvermögen und guter Schreibstil

Ob eine Assistentin der deutschen Rechtschreibung und Grammatik mächtig sein sollte, daran scheiden sich mittlerweile die Geister. Viele Chefs wünschen sich nach wie vor eine Sekretärin, die fehlerfreie Briefe, Faxe und Mails schreiben kann, andere wiederum sind der Auffassung, dass auf diese Anforderung bei einer Assistentin verzichtet werden kann, da diese ohnehin nur repräsentieren soll. Hierbei wird jedoch nur unzureichend die Frage eines möglichen Imageschadens für das Unternehmen und den jeweiligen Vorgesetzten berücksichtigt, denn viele Besucher freuen sich nicht gerade darüber, von einer Sekretärin empfangen zu werden, die zwar eventuell über ein ansprechendes Äußeres verfügt, aber deren Konversationsfähigkeit kaum über ein tumbes "Hihi" hinausgeht. Aus solchen negativen Vorbildern resultieren häufig gewisse Vorbehalte gegenüber dem Berufsbild der Sekretärin/Assistentin.

Je nach Position sollte eine Sekretärin in der Lage sein, in Sitzungen Protokoll zu führen und die Protokolle ebenso fehlerfrei niederzuschreiben und an den jeweiligen Verteilerkreis weiterzuleiten, wobei teilweise die verschiedenen Vertraulichkeitsstufen einiger Empfänger zu berücksichtigen sind. Manchmal kommen auch noch Rechnungsstellung, Mahnwesen und vorbereitende Buchhaltung zu den vielfältigen Aufgaben einer Sekretärin hinzu.

Ebenso zwingend erforderlich sind für eine Assistentin Flexiblität bei unvorhergesehenen Ereignissen im Tagesgeschäft, Organisationstalent (etwa für Meetings und Reiseplanung), Loyalität und Verschwiegenheit, insbesondere bei Geschäftsführungs- und Vorstandsassistentinnen.

Soziale Kompetenzen einer Sekretärin

Einige Soft Skills wurden bereits im vorangegangenen Abschnitt angesprochen. Des Weiteren gehören hierzu gute Umgangsformen, ein gepflegtes Äußeres - wobei dies nicht mit aufreizender Kleidung und/oder gutem Aussehen im Sinne eines Models zu verwechseln ist - und die Fähigkeit, sich rasch auf unterschiedliche Menschentypen einstellen zu können. Auch ein gewisses Durchsetzungsvermögen gehört dazu, da es leider gerade in großen Unternehmen Mitarbeiter gibt, die den Chef aus Profilierungssucht für jede Kleinigkeit aufsuchen, die unter Umständen im Kollegenkreis besser zu lösen wäre. Eine Sekretärin muss in der Lage sein, Besucher höflich aber bestimmt daran zu hindern, ständig ins Büro des Chefs zu laufen, insbesondere, wenn dieser vorher gesagt hat, dass er in den nächsten Stunden aus etwaigen Gründen nicht gestört werden möchte.

Loyalität und Verschwiegenheit sind zwar, wie bereits angesprochen, ebenfalls wichtig für eine Assistentin, wobei Loyalität jedoch nicht mit bedingungsloser Adaption oder Gutheißung von Verhaltensweisen des Chefs gleichzusetzen sind. Bei Loyalität geht es eher darum, Kritikpunkte nicht im Sinne von Lästereien oder Intrigen im Kollegenkreis breit zu treten, sondern dem Chef den Rücken frei zu halten und tatsächlich Kritikwürdiges direkt bei ihm unter vier Augen anzusprechen.