Untersuchungen belegen: Briefempfänger lesen erst nach dem „Überfliegen“ oder „Scannen“ den gesamten Text – wenn sie ihn wichtig oder interessant finden! Setzen Sie daher die Hauptaussagen an den Briefanfang, achten Sie auf den Schluss und heben Sie wichtige Punkte im Brieftext besonders hervor.

Einleitung von Geschäftsbriefen

Wenn für den Leser aus den Bezugszeichen oder dem Betreff noch nicht hervorgeht, was der Anlass des Schreibens ist, sollten Sie in der Einleitung die nötigen Hinweise geben. Können Sie davon ausgehen, dass Ihr Ansprechpartner mit der Sache vertraut ist oder müssen Sie das Gedächtnis Ihrer Leserin erst auffrischen?

Klassische Einstiege sind z. B.:

· Vielen Dank für Ihre Anfrage …

· Wie mit Frau Moser bereits besprochen, …

Eröffnen Sie Ihren Brief möglichst positiv, z. B. nicht:

· Leider …

· Entschuldigen Sie …

Hauptteil: Die Hard Facts im Brief

Bringen Sie Ihr Anliegen, Ihre Argumente, die Fakten etc. auf den Punkt! Ein komplizierter Sachverhalt muss logisch aufbereitet und übersichtlich gegliedert werden. Besonders wichtige Punkte sollten Sie optisch hervorheben. Prüfen Sie, welche Informationen für Ihre Leser von Bedeutung sind und vermeiden Sie Ballast!

So beenden Sie den Geschäftsbrief

Gestalten Sie den Schluss positiv und nutzen Sie die letzten Zeilen z. B. für

  • eine Wiederholung der Kernaussage Ihrer Argumentation
  • einen Hinweis auf die Folgen und Konsequenzen des Schreibens
  • Ihre Erwartungen, die Sie mit dem Schreiben verbinden
  • einen Hinweis auf den nächsten Kontakt oder die nächsten Schritte
  • eine Bitte um Antwort
  • einen Appell an Ihre Geschäftspartnerin
  • Informationen zu den Beilagen
  • einen Anreiz, eine Einladung, einen Wunsch
  • oder einfach ein paar nette Worte im Sinne einer guten Geschäftsbeziehung

Beispiele für Brief-Einleitungen

  • Vielen Dank für Ihr Interesse/Ihren Anruf/Ihre Anfrage/Ihr Schreiben/Ihre Unterlagen.
  • Ihre Fragen haben wir sofort geprüft. Hier sind die benötigten Antworten.
  • Über Ihre schnelle Antwort haben wir uns sehr gefreut.
  • Mit diesem Brief erhalten Sie die gewünschten …
  • Das Telefongespräch mit Ihnen war sehr informativ für mich.
  • Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Projekt. Hier sind unsere Vorschläge: ...
  • Von einem Geschäftsfreund, Herrn XY, erfuhren wir, dass Ihr Unternehmen …
  • Auf der XY-Messe wurde ich auf Ihre neue Produktlinie aufmerksam.
  • Ihr Angebot interessiert uns. Gerne möchten wir Ihre Produkte kennen lernen.
  • Herzlichen Dank für die pünktliche Lieferung von XY.
  • Über Ihren Besuch haben wir uns sehr gefreut. Wie besprochen …
  • Sie interessieren sich für ... Hier sind wir der richtige Partner.
  • Danke für Ihre Anfrage vom ... Der gewünschte Artikel ist ...
  • Sie haben uns gebeten, zur aktuellen Marktsituation Stellung zu nehmen. Gerne …

Beispiele für Schlussformulierungen im Brief

  • Wann dürfen wir mit Ihrer Nachricht rechnen?
  • Gerne erwarten wir Ihre Antwort.
  • Allen Beteiligten herzlichen Dank für Ihre Unterstützung.
  • Vielen Dank für Ihr Verständnis/Ihre Unterstützung/Mitarbeit/Hilfe/Kooperation.
  • Über einen Auftrag (Nachricht/Bestellung/Bescheid) freuen wir uns.
  • Ich freue mich auf unser Gespräch.
  • Die noch offenen Fragen können wir im Gespräch mit Ihnen klären.
  • Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen.
  • Sollte sich etwas ändern, werden wir Sie sofort verständigen.
  • Haben Sie noch Fragen? Bitte rufen Sie mich an.
  • Wir beraten Sie gerne.
  • Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.
  • Wenn wir eine Nachricht von ... erhalten haben, melden wir uns sofort bei Ihnen.
  • Bitte schicken Sie uns die komplette Preisliste. Vielen Dank.
  • Kontaktieren Sie uns einfach. Wir schicken Ihnen gerne ausführliches Informationsmaterial.
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