- Online-Sekretariat - Sabrina Sann
Schreibarbeit ist Online-Sache, aber nicht Ehrensache – auch nicht im Online-Zeitalter. Die rasante Entwicklung des Internets hat völlig neue Tore eröffnet. Sekretärinnen sind längst nicht mehr das letzte Glied in der Kette und von deren Perlen abhängig. Viele arbeiten selbstständig, gestalten flexibel ihre eigenen Zeitpläne, betreuen mehrere Projekte gleichzeitig, überwachen Kosten und Termine, steuern Dienstleister und engagieren sich in Partner-Netzwerken.
Kosteneinsparung durch Online-Sekretariat
Noch viel zu wenige Unternehmen nutzen die Vorteile von Online-Sekretariaten. Eine virtuelle Assistenz kann besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen eine große Fixkosten-Last von den Schultern nehmen. Zum einen spart das Unternehmen den Arbeitsplatz – die Mietkosten, die Raumbeheizung, die Möbel und das Arbeitsmaterial. Zum anderen kann es durch ein Online-Sekretariat seine Overhead-Kosten senken: Sozialversicherungsbeiträge für Mitarbeiter und monatliche Fixgehälter. Natürlich muss auch der Mitarbeiter im Home-Office für seine Arbeit bezahlt werden, doch durch die Flexibilität des „kurzfristigen Einstellens und Entlassens“ – also der Auftragsvergabe nur bei Bedarf – können Unternehmen ihre Kosten besser kontrollieren und teilweise erheblich reduzieren.
Auftragsabwicklung von virtuellen Assistenten
Aufgaben, die online abwickelbar sind, wie Schreibservices, Datenerfassung, Transkription von Audio-Texten oder das Erstellen von Power-Point-Präsentationen werden als Einzel- oder Projektauftrag vergeben. Die Auftragsabwicklung erfolgt per E-Mail und Telefon. In vielen Fällen bieten Online-Sekretariate aber auch einen Vor-Ort-Service an. Dabei arbeitet die Sekretärin des mobilen Sekretariats wie ein freier Mitarbeiter für gewisse Projektphasen bei dem Kunden vor Ort.
Mobiles Sekretariat schafft Flexibilität
Abgesehen von der Kostenflexibilität: Häufig lassen sich mit virtuellen Assistenten bzw. mobilen Sekretärinnen nicht nur sehr flexible Arbeitszeitmodelle wie Wochenend-Arbeit, Abend-Einsätze etc. realisieren, sondern auch sehr flexible Auftragsmodelle wie Einzelbeauftragung mit Rechnungstellung oder Zeit- und Projektverträge mit Pauschalpreisen.
Aufgaben, die per Home-Office erledigt werden können
Die klassischen Aufgaben einer Sekretärin oder einer Schreibkraft können fast vollständig per Home-Office erledigt werden. Seien es unformatierte Excel-Tabellen, englische Geschäftsbriefe, die Erfassung von Kundendaten, die Erstellung von Power Point-Präsentationen, Text-Korrekturen, die Organisation eines Events oder die Recherche von Ansprechpartnern – selbst Diktate sind im MP3-Zeitalter kein Probelm mehr. Werden Telefonate im Home-Office entgegen genommen, so erhält der Auftraggeber per Email eine Gesprächsnotiz – und auch die Protokollierung von Meetings erfolgt durch telefonische Zuschaltung, wenn kein Vor-Ort-Termin nötig oder möglich ist.
Utopischer Ausblick auf das Jahr 2050
Im Jahre 2050 wird es möglicherweise keine Laptops mehr geben und keine Bürokosten. Mobiltelefone ersetzen die heutige Bürokommunikation. Sie können an den heimischen Plasmabildschirm angeschossen und durch reine Spracheingabe vollständig bedient werden. Anrufbeantworter reagieren kundenspezifisch, der Office-Assistent von Microsoft überarbeitet juristische Inhalte ganz in Ihrem Sinne. Drucker und Faxgeräte werden auf dem Antiquitätenmarkt gehandelt und ein Groß-Unternehmer beschäftigt 1000 Mitarbeiter, ohne einen davon persönlich zu kennen. Zu Weihnachten findet jedes Jahr eine Online-Betriebsfeier statt. Man trifft sich im Unternehmens-Chat und spricht sich locker beim Usernamen an.
Und auch die Vorstellung von Utopie wird sich bis dahin verändert haben ...
Sabrina Bodo - Sabrina Bodo schreibt, konzipiert und korrigiert. Werbetexte und Sachtexte. Für Unternehmen und Privatpersonen. Bei Suite101 ist sie ...
