Im August beginnen in vielen Unternehmen die neuen Auszubildenden ihre Ausbildung. In diesem Jahr 2011 wird es dabei oftmals die Konstellation geben, dass die neuen Azubis keine Lohnsteuerkarten vorlegen können. Denn die Papier-Lohnsteuerkarten 2010 waren die letzten ihrer Art und behalten bis auf Weiteres — genauer bis zur Einführung des Elster-Lohn-II-Verfahrens ab dem Jahr 2012 — ihre Gültigkeit. Die Frage, die sich nun viele Personalbüros stellen ist, wie diese neuen Azubis in der Lohnabrechnung zu behandeln sind.
Abrechnung von Azubis ohne Lohnsteuerkarte
Da die Daten der Lohnsteuerkarte (steuerliche Abzugsmerkmale) für die Personalunterlagen und die Lohnabrechnung notwendig sind, ist ein Nachweis (Beleg) dieser Daten zwingend erforderlich und gehören in die Lohnunterlagen. Der Nachweis kann entweder mit einer Lohnsteuerkarte — wenn vorhanden — aus dem Jahr 2010 geführt werden oder mit einer Ersatzbescheinigung vom zuständigen Finanzamt. Diese Ersatzbescheinigung erhält der Auszubildende übrigens bei seinem Finanzamt. Alternativ zu der Ersatzbescheinigung kann aber auch auf eine zulässige Vereinfachungsregelung zurückgegriffen werden, um den gesetzlichen Nachweispflichten zu genügen.
Zur Vereinfachung ist es nämlich zulässig, für ledige Arbeitnehmer, die ab dem Jahr 2011 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, die Steuerklasse 1 zu unterstellen. Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitnehmer (Auszubildende) seinem Arbeitgeber die Steuer-ID (Identifikationsnummer), sein Geburtsdatum, seine Religionszugehörigkeit mitteilt und dem Arbeitgeber schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Liegt diese Erklärung des Auszubildenden vor, kann er mit der Steuerklasse I abgerechnet werden. Der Arbeitgeber muss dann diese Erklärung des Arbeitnehmers bis zum Ablauf des Kalenderjahres als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Sofern andere steuerliche Gegebenheiten vorliegen, sollte der Arbeitgeber stets eine Ersatzbescheinigung von seinem neuen Arbeitnehmer verlangen.
Für alle anderen neu eingestellten Arbeitnehmer sollte sich das Lohnbüro stets die Lohnsteuerkarte 2010 vorlegen lassen. Wenn diese nicht vom Arbeitnehmer vorgelegt werden kann, dann sollte stets die Ersatzbescheinigung in die Lohnunterlagen aufgenommen werden. Denn der Betrieb ist für die korrekte Ermittlung des Lohnsteuerabzugs verpflichtet und somit auch gehalten die korrekten steuerlichen Abzugsmerkmale zu verwenden.
Elster-Lohn-II-Verfahren ab 2012
Ab dem kommenden Jahr soll das Elster-Lohn-II-Verfahren für Arbeitgeber eingeführt werden. Dazu müssen sich die Arbeitgeber beim Elster-Portal der Finanzverwaltung anmeldung und können dann elektronisch die Steuerabzugsmerkmale der Mitarbeiter online abrufen (Elstam-Daten).
Nach dem plötzlichen Ende des Elena-Verfahrens darf man gespannt sein, ob ein weiteres digitales Großprojekt zu scheitern droht oder ob es die Finanzverwaltung besser macht als die Rentenversicherung. Die letzten digitalen Meldeverfahren unter staatlicher Leitung sind mit dem Manko eines klassischen Fehlstarts behaftet. Dazu gehören neben dem Elena-Verfahren auch die Einführung der elektronische Verdienstbescheingungen sowie das Meldeverfahren für Zahlstellen in der Sozialversicherung.
Quellen:
Marc Wehrstedt - Marc Wehrstedt arbeitet als freiberuflicher Lektor und Autor in den Themenbereichen Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und ...
