Fehlerhaft adressierte Briefe können von der Post nicht oder nur mit Verzögerung zugestellt werden. Zudem machen sie beim Empfänger einen unprofessionellen Eindruck. Die aktuellen Normen sind hier zusammengefasst.

Adressblock

Der Anschriftblock sollte höchstens 6 Zeilen lang und 7 cm breit sein. Innerhalb der Adresse sollen aus posttechnischen Gründen nur deutliche Standardschriften, keine Leerzeilen, Linien, Sonderzeichen oder Hervorhebungen verwendet werden!

Fensterkuverts

Beginnen Sie mit der Anschrift etwa 6 cm von oben und 3 cm von links, damit alles durch das Sichtfenster lesbar ist. Die gängigsten Formate von Fensterkuverts:

  • C5/6 (auch DIN lang) für DIN-A4-Seiten im Zickzackfalz (Standardbrief)
  • C5 für A4-Seiten im Halbfalz
  • C4 für ungefaltete A4-Seiten

Briefumschläge richtig beschriften

  • entweder direkt bedrucken, Adressetiketten oder handschriftliche Druckbuchstaben
  • Schreibrichtung parallel zur Längsseite des Umschlages
  • die Adresse beginnt etwas unterhalb des Kuvert-Mittelpunktes
  • eine gut leserliche, durchgehende Standardschrift verwenden
  • linksbündig anordnen, keine Leerzeilen, Hervorhebungen etc.
  • an der rechten oberen Ecke das Feld für die Frankierung frei halten
  • rund um den Adressblock müssen mindestens 1,5 cm für Postzwecke frei bleiben
  • der Absender wird vorne an der linken, oberen Ecke angebracht

Schema für Privatanschriften

1. Zeile: optional: Anrede (Frau, Herrn, Familie)

2. Zeile: Vorname Nachname

3. Zeile: Straße oder Postfach Nr.

4. Zeile: PLZ Bestimmungsort

Schema für Firmenanschriften

1. Zeile: Firmenwortlaut

2. Zeile: Zusätze wie Abt., Chiffre etc.

3. Zeile: optional: Vorname Nachname (zu Handen)

4. Zeile: Straße oder Postfach Nr.

5. Zeile: PLZ Bestimmungsort

Schreiben Sie möglichst Vornamen und Nachnamen – in dieser Reihenfolge – aus. Berufsbezeichnungen (z. B. Rechtsanwältin, Notar, Fachärztin für …, Tischlermeister) werden – wenn nötig – in der Zeile unter dem Namen angeführt.

Verliehene Titel und akademische Grade

Verliehene Titel, Berufs- oder Amtstitel stehen ausgeschrieben in der ersten Zeile neben Herrn oder Frau. Beispiele: Herrn Bürgermeister, Frau Kommerzialrat. Weitere Beispiele für Titel: Professorin, Medizinalrat, Bundesministerin für …, Prokurist, Direktorin, Präsident, Stadträtin, Konsul, Vorsitzende … Nur bei Platzmangel können auch verliehene Titel abgekürzt oder Vornamen weggelassen werden.

Akademische Grade sind offizieller Bestandteil des Namens und stehen abgekürzt, in der Reihenfolge des Erwerbs, beim Namen. Beispiele: Mag. Dr. Anita Lang, DDr. Hermann Pindeus, MBA.

Postleitzahl und Ort

Zwischen Postleitzahl und Bestimmungsort wird nur ein Leerschritt eingefügt. Bei Inlandspost wird das Länderkennzeichen (D, A, CH) nicht vor die PLZ gesetzt. Falls es keinen Straßennamen gibt, entfällt diese Zeile und die Hausnummer steht hinter dem Ortsnamen.

Verwendung von c/o und z. H.

Wenn Briefe an Untermieter, Gäste oder an Privatpersonen in deren Firma geschickt werden, steht in der ersten Zeile der Personenname. In der zweiten Zeile setzt man das Kürzel „pA“ (= per Adresse) oder „c/o“ (= care of) vor den Firmen-, Hotel- oder Familiennamen. Beispiele: c/o Pension Reiter, pA Medico AG. Diese Schreibweise bewirkt, dass der Person der Brief persönlich und ungeöffnet übergeben wird. Wird hingegen zuerst der Firmenname und darunter ein Personenname angeführt, dürfte der Brief firmenintern geöffnet werden. Das Kürzel „z. H.“ für „zu Handen“ vor dem Namen des Empfängers ist jedenfalls nicht mehr nötig.

Firma weglassen?

Nur bei Einzelunternehmen (wenn der Firmenwortlaut nur aus Vor- und Zunamen besteht) steht Firma in der obersten Zeile. Das Wort Firma wird weggelassen, wenn aus dem Wortlaut erkennbar ist, dass es sich um ein Unternehmen handelt. Auch Organisationen, Behörden, Vereinen und ähnlichen Institutionen ist nichts voranzustellen. „An“ ist längst passé.

Eine Branchenbezeichnung (z. B. Möbelhaus, Eisengroßhandel) kann in der Zeile über oder unter dem Firmennamen stehen. In die Zeile unter der Firmenbezeichnung kommen etwaige Zusätze wie z. B. Filiale Passau, Personalabteilung, Kennwort „Gewinnspiel“, Chiffre 2345 …

Auslandsanschriften

Die Adressierung sollte man der im Bestimmungsland üblichen Form anpassen, also am besten genau abschreiben oder im Internet recherchieren. Der Ort wird in der jeweiligen Landessprache und in Großbuchstaben geschrieben, z. B. BRUXELLES (statt Brüssel), MILANO (statt Mailand). Das internationale Kfz-Kennzeichen soll der Postleitzahl nicht mehr vorangestellt werden. Stattdessen wird in der letzten Zeile das Bestimmungsland in deutscher Sprache und in Großbuchstaben gedruckt, z. B. FRANKREICH.

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