Dr. Harro Blumschein, Partner der Amontis Consulting Group, Competence Center Business Travel & Fleet Management in Gröbenzell, warnt seine Zuhörer gern im Vorwege: "Was Sie jetzt hören, mag Ihnen furchtbar theoretisch vorkommen. Dennoch werden Sie sich mit diesem Thema schon bald auch in der Praxis auseinandersetzen müssen - ob Sie wollen oder nicht." Blumschein ist Experte für Veranstaltungscontrolling. Ein relativ junges Thema, denn in vielen Unternehmen entziehen sich die Tätigkeiten der Veranstaltungsplaner weitgehend den kritischen Blicken der Controller. Noch. "Alle Veranstaltungs- und Eventplaner, ob sie nun in einem Konzern oder in einem kleinen Familienunternehmen tätig sind, müssen damit rechnen, dass der Controller schon bald auch an ihre Bürotür klopft", klärt Blumschein auf. Über jeden Bleistift-Einkauf werde penibel Buch geführt, überall herrsche Transparenz über interne Kosten und Leistungen - allein der Veranstaltungsbereich bilde da bislang die Ausnahme, bekräft der Experte seine Prognose. "In vielen Firmen werden Veranstaltungen durchgeführt, ohne dass dem Management Umfang, Zweck und Kosten in der Summe bekannt sind", so Blumschein. In Zeiten von Sparzwängen werde es die Unternehmensleitung jedoch mehr und mehr interessieren, wie die Veranstaltungsplaner mit dem Geld umgehen. Immer häufiger würden zudem auch externe Kapitalgeber wissen wollen, was mit dem Budget für Veranstaltungen und Events eigentlich passiert. Das Thema, so Blumschein, werde quasi "nach oben gespült".
Veranstaltungen sind Investitionen
Blumschein: "Veranstaltungen im Unternehmen sind Investitionen - und als solche müssen sie behandelt werden." Sprich: Die anfallenden Kosten müssen einer Investitionskostenrechnung - zumindest aber einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung - unterzogen werden, an deren Ende - nach der Veranstaltung - ein erfolgsorientiertes Controlling im Sinne einer ursprünglichen Kosten-Nutzen-Betrachtung steht. Das klingt kompliziert. Blumschein vereinfacht: "Das ist dann ein Prozess, in dem immer wieder hinterfragt wird: Was war geplant, was wurde erreicht?"
Eventplaner müssen Messinstrumente entwickeln
Skeptikern kommt der Fachmann zuvor: "Ja, es gibt Instrumente, mit denen man den Erfolg von Veranstaltungen messen kann." Zumeist seien dies bewährte Messinstrumente aus dem Bereich der Marktforschung. Zudem dürfe ein Veranstalter seine Kreativität nicht allein auf die Inszenierung des Events konzentrieren. Er müsse auch in der Lage sein, eigene plausible Messinstrumente zu entwickeln. Blumschein: "Erfolgsmessung ist ein wichtiger Bestandteil im Controlling." Habe man erst einmal eine Totalübersicht über die angefallenen Kosten und den Nutzen geschaffen, könne man auf dieser Grundlage neue Erfolgsstandards und Benchmarks kreieren und fixieren. Oder, wie Jack Welsh, Ex-CEO von General Electric, einmal sagte: "Du kannst nicht steuern, was du nicht messen kannst.
Primär- und Sekundärauswertungen im Veranstaltungscontrolling
- Kosten-Nutzenanalyse pro Veranstaltung nach Kategorie und nach Unternehmenseinheiten
- Ranking der Veranstaltungen nach Erfolg (höchster/niedrigster)
- Vergleich zwischen den Unternehmenseinheiten zum Benchmark nach Kosten, Erfolgsstandards bzw. Kennzahlen
- Wie ist die Effektivität der Veranstaltungen begründet?
- Wo und wie sind Verbesserungen (Effizienzsteigerungen) möglich?
- Wie sieht der neue Veranstaltungsplan bezüglich Inhalte und Kosten aus?
Instrumente für das Eventcontrolling
- Quick Check Event
- Event-Scorecard
- Veranstaltungsresonanzanalyse
- Medienresonanzanalyse
- Prozesskostenrechnung
- Portfolio-Analyse
- SWOT Analyse
Karin Faulstroh - Wie man gute Artikel schreibt und die richtigen Fragen stellt, habe ich nach meinem Studium in einem kleinen Verlag in Hamburg-Altona ...
