- Lohnsoftware - wrw/pixelio.de
Das DEÜV-Meldeverfahren zur Sozialversicherung muss seit 2006 zwingend elektronisch durchgeführt werden. Dies bedeutet für die Unternehmen, dass die Meldungen zur Sozialversicherung elektronisch - in der Regel als E-Mail - an Datenannahmestellen der Gesetzlichen Krankenversicherung und der Rentenversicherung versendet werden müssen.
Voraussetzung ist ein Zertifikat für den Betrieb
Um an diesem elektronischen Meldeverfahren teilnehmen zu können, müssen sich die Betriebe bzw. die Lohnabrechnungsunternehmen, z.B. Steuerberater, zertifizieren lassen. Dieses können sie bei der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenkassen).
Die ITSG ist im Auftrag der Gesetzlichen Krankenversicherung für die Durchführung des maschinellen Verfahrens zuständig. Das heißt sie kontrolliert und überwacht das Verfahren. Dies wird einerseits in der Vergabe der Zertifikate deutlich, aber auch dadurch, dass sie die Programmhersteller von Entgeltabrechnungsprogrammen regelmäßig überprüft und das sogenannte GKV-Zertifikat an die Softwarehersteller vergibt.
Zertifiziertes Lohnprogramm
Eine weitere wichtige Voraussetzung bei den Unternehmen ist eine zertifizierte Softwarelösung. Denn nur von der ITSG zertifizierte Lohnprogramme können an dem Verfahren überhaupt teilnehmen. Nur mit einem geprüften Lohnabrechnungsprogramm können die DEÜV-Meldungen direkt aus dem Lohnprogramm versendet werden. Verfügt der Betrieb nicht über ein solches Programm, kann auf die kostenlose Lösung der Krankenkassen zurückgegriffen werden. Diese stellen eine maschinelle Ausfüllhilfe (dies ist die offizielle Bezeichnung) namens sv.net zur Verfügung, um die erforderlichen Daten in diese "Schreibmaschine" einzutragen. Der Vorteil dieser Lösung ist einfach - sie ist kostenlos. Der Nachteil besteht aber darin, dass die DEÜV-Meldungen manuell eingegeben werden müssen. Die Softwarehersteller lassen sich ihre Programmierkünste natürlich bezahlen. Hier kann man aus dem Vollen schöpfen und aus rund 200 Programmen auswählen.
Vorteil der Lohnprogramme
Der Vorteil der Lohnabrechnungsprogramme ist immens. Denn sie erstellen die DEÜV-Meldungen zur Sozialversicherung selbstständig. Natürlich müssen einige Angaben gemacht werden, aber wenn man sich als Anwender an die Marschrichtung der Programme hält, dann erscheinen zusammen mit der Lohnabrechnung die Meldungen zur Sozialversicherung ganz nebenbei. Die Dateien für den Datenversand werden in aller Regel auf Knopfdruck von den Programmen erzeugt und dann per E-Mail an die Datenannahmestellen (Rechenzentren) der Einzugsstellen gesendet.
Lohnsoftwareprodukte sind auch für klein- und mittelständische Unternehmen eine gute Möglichkeit, die Lohnabrechnung im eigenen Hause durchzuführen und nicht über einen Steuerberater laufen zu lassen.
Demoversion ausgiebig testen
Allerdings sollte sich ein Betrieb eine ausreichende Testphase gönnen, bevor er die Löhne vom Steuerberater ins eigene Haus holt. Denn der Teufel steckt bekanntlich im Detail. Es empfiehlt sich von einem Softwarehersteller eine Demoversion zu installieren und mittels dieser für ein bis zwei Abrechnungen parallel zu den Lohnabrechnungen des Steuerberaters abzurechnen. In dieser Zeit sollte auch die Hotline des Lohnsoftwareherstellers ruhig mit Fragen gelöchert werden, denn auf diese muss im Zweifel auch künftig zurückgegriffen werden. Achten Sie hierbei auch stets auf die Kosten der Hotline, um hier nicht in die Kostenfalle zu tappen.
Quellen:
Marc Wehrstedt - Marc Wehrstedt arbeitet als freiberuflicher Lektor und Autor in den Themenbereichen Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und ...
