Die Betriebe in Deutschland, die Beschäftigte haben, müssen monatlich zu einem bestimmten Stichtag die Sozialversicherungsbeiträge berechnen und die kumulierten Werte - aufgeteilt nach den einzelnen Beitragsgruppen an die Einzugsstellen (Krankenkassen) mittels eines besonderen Datensatzes elektronisch senden. Hierbei stellen die Betriebe sich quasi selbst eine Rechnung aus - dieses ist der Beitragsnachweis.
Inhalt des Beitragsnachweises
Mit dem Beitragsnachweis weist der Betrieb der Einzugsstelle den Gesamtsozialversicherungsbeitrag sowie die Umlagen zur Ausgleichskasse U1 und U2 und die Insolvenzgeldumlage der beschäftigten Arbeitnehmer nach. Zum Gesamtsozialversicherungsbeitrag zählen die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.
Der Betrieb muss je Einzugsstelle einen eigenen Beitragsnachweis erstellen und elektronisch versenden. Als Einzugsstellen fungieren für die sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer die Krankenkassen der Beschäftigten. Für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) ist zur Minijob-Zentrale der Beitragsnachweis zu senden. Der Beitragsnachweis muss für jede Einzugsstelle einzeln erstellt werden. Als Einzugsstelle fungieren die Krankenkassen der Arbeitnehmer bzw. die Minijob-Zentrale bei geringfügig Beschäftigten.
Dies bedeutet in der Praxis einen eigenen Beitragsnachweis je Krankenkasse - oder anders: je mehr Krankenkassen im Betrieb vorhanden sind, desto mehr Beitragsnachweise sind zu erstellen. Die Beiträge sind getrennt nach den einzelnen Beitragsgruppen. Es gibt zwar schon seit Jahren Bestrebungen das Verfahren zu vereinfachen, doch scheitern diese Versuche meist im Gesetzgebungsverfahren, sodass es bei der Vielzahl an Beitragsnachweises bis auf Weiteres bleibt.
Beitragsnachweise sind fristgerecht einzureichen
Die Unternehmen müssen die Beitragsnachweise spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats an die jeweilige Datenannahmestelle versenden. Der elektronische Versand der Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen ist seit 2006 zwingend vorgeschrieben. Nur in Ausnahmefällen kann eine Übermittlung per Post erfolgen. Voraussetzung für den elektronischen Versand ist die Teilnahme des Betriebs am elektronischen DEÜV-Meldeverfahren und Beitragsverfahren.
Vorgezogene Fälligkeit für Sozialversicherungsbeiträge
Im Beitragsnachweis wird seit einigen Jahren nicht mehr die tatsächliche Beitragsschuld ausgewiesen, sondern das seltsame Konstrukt der voraussichtlichen Beitragsschuld. Hierbei werden die Beiträge des aktuellen Monats vom Betrieb anhand einiger Kriterien geschätzt. Der Beitragsnachweis enthält also eine Schätzung sowie den Ausgleich der Differenzen der Beitragsschätzung aus dem Vormonat und der tatsächlichen Beitragsschuld des Vormonats.
Für die Beitragsberechnung sind die Grundsätze zur Beitragsberechnung zugrunde zu legen. Es ist jedoch zu beachten, dass nicht mit dem tatsächlichen Arbeitsentgelt des Abrechnungsmonat die Berechnung erfolgt, sondern mit dem geschätzten Arbeitsentgelt.
Beispiel:
Für den Monat Juli hat die Traum GmbH an die Krankenkasse eine "voraussichtliche Beitragsschuld" von 2.000 € im Beitragsnachweis übermittelt. Da in den letzten Julitagen unvorhersehbare Überstunden angefallen sind, betrug die tatsächliche Beitragsschuld für den Juli 2.500 €. Die Differenz von 500 € ist im Beitragsnachweis August aufzunehmen.
Für den August beträgt die voraussichtliche Beitragsschuld 1.800 €. Somit ist im Beitragsnachweis August ein Betrag von 2.300 € (= 1.800 € + 500 €) zu erstatten.
Dauerbeitragsnachweis möglich
Betriebe mit monatlich gleichbleibende Beiträgen zu einer Einzugsstelle können einen Dauer-Beitragsnachweis einreichen. Somit entfällt die monatliche Abgabe des Beitragsnachweises. Nur bei Abweichungen der Beitragssumme, müssen neue aktualisierte Dauer-Beitragsnachweise eingereicht werden.
Ausblick
Ab 2012 sollen die Beitragsnachweis-Datensätze erweitert werden. Denn dann soll der Sozialausgleich eingeführt werden. Geplant ist dabei das bislang verwendete Verfahren zu erweitern und einen Meldedialog zwischen Betrieben und den Datenannahmestellen der Krankenkassen aufzubauen.
Ob dies jedoch rechtzeitig von allen Beteiligten bewerkstelligt wird ist mehr als fraglich. Denn sowohl das ELENA-Verfahren ist mit eheblichen Schwierigkeiten gestartet sowie auch der Datenaustausch bei den Entgeltbescheinigungen. Es bleibt also abzuwarten, ob und ggf. wie sich der Datenaustausch in der Lohnabrechnung entwickelt.
Quelle:
SV-Rundschreiben vom 25. Januar 2006
Marc Wehrstedt - Marc Wehrstedt arbeitet als freiberuflicher Lektor und Autor in den Themenbereichen Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und ...
