Egal, ob Sie ein Mitglied des Vorstandes, ein ehrenamtlicher oder hauptamtlicher Mitarbeiter im Verein sind, bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von den persönlichen Daten der Mitglieder (Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Beruf usw.) müssen Sie sich eine wirksame Einwilligung bei den Mitgliedern einholen (Bundesdatenschutzgesetz, Paragraf 4a).
Datenschutz im Verein – die Einwilligungserklärung
Die Einwilligungserklärung muss immer schriftlich erfolgen. Darin muss festgehalten werden, welche Daten, für welchen Zweck erhoben, genutzt und verarbeitet werden sollen. Beabsichtigt der Verein konkret die Daten weiter zu geben, muss das Mitglied über diesen Sachverhalt informiert werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Fußballverein aufgrund seiner Verbandszugehörigkeit eine Ligamannschaft meldet. Hier verlangt der Verband persönliche Daten der Spieler beispielsweise Vor- und Zuname sowie das Geburtsdatum.
Vorsicht bei der Einwilligungserklärung auf Aufnahmeanträgen
In den meisten Vereinen ist es gängige Praxis, dass die Einwilligungserklärung auf den Aufnahmeanträgen integriert ist. Die Gefahr, dass das Neumitglied diese wichtige Information überliest, ist sehr groß. Es ist daher ratsam, die Einwilligungserklärung besonders hervorzuheben. Dies kann geschehen durch drucktechnische Hervorhebung (andere Farbe, Fettdruck, kursiv o.ä.), mit einer Überschrift „Achtung unbedingt lesen“ oder die Erklärung wird als eigener Textblock von den anderen Texten abgesetzt.
Einwilligung durch Mehrheitsbeschluss des Vorstandes ist unzulässig
In einigen Verein kursiert die Meinung, dass eine datenschutzrechtliche Einwilligung durch einen Mehrheitsbeschluss des Vorstandes oder der Mitglieder auf der Mitgliederversammlung herbeigeführt werden kann. Diese Auffassung ist falsch und die Durchführung unzulässig. Selbst, wenn beispielsweise der Vorstand mehrheitlich beschlossen hat, personenbezogene Daten beispielsweise Telefonnummer und E-Mail-Adresse auf der Homepage zu veröffentlichen, kann das Mitglied jederzeit die Veröffentlichung seiner Daten widerrufen. Auch, wenn er zuvor darauf hingewiesen wurde und nicht sofort widersprochen hat.
Das darf der Verein an Mitgliederdaten speichern
Ein Verein darf nach Paragraf 28 Abs. 1 BDSG beim Eintritt und während der Vereinsmitgliedschaft nur Daten von Mitgliedern erheben, die für die Betreuung und Verwaltung der Vereinsmitgliedschaft erforderlich sind. Alle weiteren Daten sind freiwillige Angaben.
- Vor- und Zuname des Mitglieds (Pflicht)
- die Postanschrift (Pflicht)
- Geburtsdatum (Pflicht)
- die Bankverbindung (freiwillig)
- Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Fax-Nummer (freiwillig)
- Nationalität (freiwillig)
- Beruf (freiwillig)
Weitergabe der Daten außerhalb der Vereinsziele ist unzulässig
Wenn der Verein die Mitgliederdaten für andere Ziele als für seine eigenen Vereinsziele einsetzen möchte, muss dafür ein ernsthaftes und vor allen Dingen berechtigtes Interesse bestehen. Das gelegentlich vorhandene Interesse eines Vereins, die erhobenen Daten zum Beispiel für Werbezwecke außerhalb der Vereinsziele zu nutzen oder diese Daten einem Dritten für Werbezwecke zu überlassen ist grundsätzlich unzulässig.
Datenschutz im Verein - wie sieht es mit den Daten Dritter aus?
Wie sieht es nun mit den personenbezogenen Daten Dritter aus? Paragraf 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG besagt, dass ein Verein auch die Daten von vereinsexternen Personen erheben darf, sofern ein berechtigtes Interesse des Vereins erkennbar ist. Dies würde in einem Verein Kursteilnehmer, Tagesmitglieder, Interessenten, Gäste, Zuschauer, Besucher, externe Spieler und Teilnehmer an Wettkämpfen betreffen. Wobei streng darauf geachtet werden muss, dass allenfalls Vor- und Zuname, Anschrift und Geburtsdatum erhoben wird. Zusätzliche Daten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Pass- oder Personalausweisnummer dürfen gegen den Willen des Betroffenen nicht verlangt oder gespeichert werden.
Quelle: Landessportbund Berlin (2011)
Bettina Eichhorst - Ich wurde 1962 in Berlin im Sternzeichen des Wassermanns geboren. Als gelernte Bürokauffrau bewegte ich mich mehr als 28 Jahren in ...
