- Die ALPEN-Methode für effektive Zeiteinteilung - Linda Werner
Die ALPEN-Methode hat ihren Namen aus dem Grund, da jeder Buchstabe mit einem jeweiligen Methodenschritt verknüpft ist. Da die Reihenfolge auch richtig ist, kann man sich dieses Werkzeug schnell einprägen. Es empfiehlt sich, die folgenden fünf Schritte jeweils am Vorabend des zu planenden Tages durchzuführen. Dann steht dem Gipfel der effektiven Zeiteinteilung nichts mehr im Weg.
10-15 Minuten sind notwendig, um Arbeiten und Aufgaben mit der ALPEN-Methode zu planen. Diese Zeit wird bei der richtigen Anwendung dieses Tools leicht wieder eingespart. Es ist jedoch wichtig, nicht mehr als 15 Minuten Zeit für die Planung zu verwenden, denn sonst wird das Zeitmanagement bereits wieder ineffektiv.
So funktioniert die Methode
A – Aufgaben
- Aktivitäten und Termine aufschreiben
Beim ersten Schritt werden alle Aufgaben notiert, die am nächsten Tag erledigt werden sollen. Es ist wichtig, auch die Aufgaben zu berücksichtigen, die sich aus den Wochen- und Monatszielen ergeben, wie auch unvorhergesehene Aufgaben, neu hinzugekommene Tätigkeiten und Routinetätigkeiten, sowie Termine.
L – Länge (Dauer) .
- Dauer der Aktivitäten schätzen
Hinter jeder Aufgabe wird nun der Zeitbedarf eingetragen, der schätzungsweise für die jeweilige Tätigkeit gebraucht wird. Keine Angst vor Schätzungsungenauigkeiten! Bereits nach wenigen Tagen entsteht ein Gefühl für Zeit, die für bestimmte Vorgänge benötigt wird. Außerdem besitzen wir die Tendenz, immer gerade so viel Zeit zu beanspruchen, wie wir uns auch gegeben haben. Wenn für eine Besprechung kein Ende festgesetzt wird, dann wird diese Besprechung bis zum letztmöglichen Zeitpunkt dauern. Begrenzt man ein Meeting auf 90 Minuten, dann braucht man vielleicht noch 10 Minuten länger, aber es ist deutlich früher beendet. Genauso steht es mit der eigenen Zeitvorgabe. Bei einer konkreten Vorgabe wird man sich selbst zwingen, sich konsequent daran zu halten und konzentrierter zu arbeiten.
P – Pufferzeiten
- Puffer einplanen
Mindestens 40% Pufferzeit reservieren! Diese Zeit ist für unerwartete und spontane Aktivitäten vorgesehen, die zum jetzigen Zeitpunkt einfach noch nicht planbar sind. Das bedeutet, dass von 10 Arbeitsstunden nur 6 Stunden planbar sind beziehungsweise von 8 Arbeitsstunden nur 5 Stunden für eine genaue Zeiteinteilung zur Verfügung stehen! Das verlangt häufig eine rigorose Kürzung von anderen Aktivitäten.
E – Entscheidungen
- Entscheidungen treffen
Bei diesem Schritt müssen Entscheidungen über die Priorität der Aktivitäten getroffen werden! Was ist am wichtigsten, was ist am dringendsten? Wo kann gekürzt oder an andere delegiert werden? Hilfreich ist hierbei auch die Verwendung der ABC-Methode.
N – Nachkontrolle
- Unerledigtes übertragen
Die Notizen werden nun in einen ausführlichen Wochenplan eingetragen. Dabei geht man so vor, dass zu Beginn des Tages die wichtigsten Aufgaben erledigt werden, die kleineren Tätigkeiten als Aufgabenblöcke zusammenfasst oder gegebenenfalls zur Auflockerung für zwischendurch aufgehoben werden. Man beachte außerdem, dass es Zeiten gibt, in denen man nur sehr wenig gestört wird und Zeiten, in denen ständig das Telefon klingelt oder Besucher vorbeikommen.
Die Signale des Körpers und der eigene Biorhythmus sind ebenfalls Faktoren, die man beim Erstellen eines Aufgabenplanes für ein besseres Zeitmanagement berücksichtigen sollte.
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