Wenn im Büro eine Menge Arbeit wartet, weil wichtige Projekte anstehen und dringende Aufgaben erledigt werden müssen, dann überkommt viele ein Gefühl der Panik, weil sie nicht wissen, wie sie die anstehenden Arbeiten bewältigen sollen. Da hilft nur ein gutes Zeitmanagement und die damit verbundene Selbstorganisation.
Tipp 1 – Prioritäten setzen
Um effizient arbeiten zu können, ist es unabdingbar, alle anstehenden Arbeiten nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Hierbei kann eine Liste helfen, in die man alle Aufgaben einträgt. Diese Aufgaben-Liste kann vier Spalten haben, die man mit „wichtig und dringend“, „wichtig aber nicht dringend“, „eher nicht dringend“ und „nicht dringend oder wichtig“ beschriftet. Unter diese Überschriften braucht man jetzt nur noch die einzelnen Aufgaben auflisten und schon verfügt man über eine Prioritäten-Liste, die abgearbeitet werden kann. Allerdings sollte man sie täglich aktualisieren, da ja erledigte Aufgaben herausfallen und andere aufgrund der Zeit dringlicher werden. So plant man nicht nur alle anstehenden Aufgaben, sondern auch jeden einzelnen Arbeitstag, denn die Prioritätenliste gibt zumindest eine grobe Struktur des Arbeitstages bereits vor.
Tipp 2 – Arbeitstag planen
Damit man die anstehende Arbeit eines Tages bewältigt, ist es sinnvoll, diesen gut zu strukturieren. Auch hier kann man sich so eine Art Tagesplan entwickeln, mit dem man regelt, was man wann tut oder tun muss. In einen solchen Plan gehören sämtliche Tätigkeiten wie anstehende Meetings, wichtige Telefonate, die Bearbeitung von E-Mails, störungsfreie Zeiten für Denkaufgaben und auch die Pausen. Im Idealfall notiert man sich für die unterschiedlichen Tätigkeiten feste Uhrzeiten, die sich vielleicht aus den Erfahrungen der letzten Wochen oder Monate als sinnvoll gezeigt haben. Ein Beispielplan könnte eventuell so aussehen:
08.00–08.30 Erledigung Aufgaben (nach Direkt-Prinzip)
08.30–10.00 Bearbeitung E-Mails
10.00–11.30 Meeting
11.30–12.00 wichtige Telefonate
12.00–13.00 Pause
13.00–14.30 Konzept- und Projektarbeit (ohne Störung)
14.30–15.00 Bearbeitung Posteingang
15.00–16.30 Meeting
16.30–17.00 Erledigung Aufgaben mit niedriger Priorität
17.00 Feierabend
Tipp 3 – Projektplan erstellen
Für jede Aufgabe ist bereits im Vorfeld ein Projektplan auszuarbeiten, der einen nicht zu eng gesteckten Zeitrahmen, die notwendigen Schritte sowie daraus resultierende Tätigkeiten inklusive einer Deadline (spätester Zeitpunkt der Erledigung) beinhalten sollte. Zudem ist eine eventuelle Aufgabenverteilung notwendig, denn man muss nicht alles selbst machen. Einen solchen Projektplan sollte man für jede Aufgabe besitzen. Auf diese Weise behält man den Verlauf im Auge und kann notfalls schnell reagieren und umplanen. Da bei vielen Aufgaben und Projekten die gleichen Tätigkeiten anfallen, kann ein Standardplan entworfen werden, der dann für die unterschiedlichsten Aufgaben verwendet wird.
Tipp 4 – Flexibilität
Wer effizient arbeiten und so die eigene Karriere fördern möchte, der sollte vor allem flexibel bleiben. Jede Aufgabe und jedes Projekt beinhaltet Unwägbarkeiten. Deshalb kann ein Projektplan immer nur einen Rahmen vorgeben und als Orientierung dienen. Bei unvorhersehbaren Ereignissen, die einen Plan durcheinander bringen, ist es daher notwendig, Flexibilität zu beweisen und den ursprünglichen Plan entsprechend den neuen Anforderungen umzugestalten. Wer von vornherein genügend Zeit eingeplant hat, der kann auch in einer solchen Situation ruhig bleiben.
Tipp 5 – Selbstdisziplin
Eine Aufgabe oder ein Projekt kann nur zu einem erfolgreichen Ende geführt werden, wenn alle Beteiligten sehr diszipliniert mitarbeiten und jeder die ihm anvertrauten Tätigkeiten mit Ernsthaftigkeit und Zielstrebigkeit erledigt. Wo die Disziplin verloren geht, da gerät man früher oder später in Verzug und bringt dadurch ein Projekt in Gefahr. Lässt die Disziplin einmal nach, ist es wichtig, sich selbst neu zu motivieren und zu Disziplin anzuhalten, denn ohne Selbstdisziplin kann man auf die Dauer nicht effizient und erfolgreich arbeiten. Vielleicht hilft es, sich vorzustellen, wie gut man sich fühlt, wenn eine Aufgabe erfolgreich erledigt ist. Oder man stellt sich vor, womit man sich belohnt, wenn ein Projekt abgeschlossen ist. Solche kleinen Tricks helfen ungemein dabei, zur eigenen Selbstorganisation zurückzukehren und wieder disziplinierter und somit effizienter zu arbeiten.
Christian Schultze - Geboren wurde ich 1967 in Berlin. Nach dem Realschulabschluss und einer anschließenden Ausbildung zum Einzelhandelskaufmann ...
