- Nicht jeder Brief gelingt auf Anhieb - Foto: Eva Bambach
Einen Brief zu schreiben ist manchmal unumgänglich. Vor allem bei Beschwerden, Anträgen oder Bewerbungen kommt man um schriftliches Formulieren nicht herum. Nicht erst im Zeitalter von Handy und Internet fällt das vielen schwer und oft ist der Brief für den Empfänger schlecht verständlich. Dabei gibt es einige Tipps, die das Schreiben sehr erleichtern.
Vier Punkte helfen, einen guten Brief zu schreiben
Psychologen haben den Aspekt der Verständlichkeit von Texten untersucht und herausgearbeitet, welche Faktoren zur Verständlichkeit beitragen. In ihrem „Hamburger Verständlichkeitskonzept“ sind als wesentliche Aspekte erfasst:
- Einfachheit: Ein verständlicher Text verzichtet auf ungeläufige Wörter; Fachbegriffe werden erklärt. Die Sätze sind einfach strukturiert.
- Gliederung/Ordnung: Die Sätze stehen in einer folgerichtigen Reihenfolge, der Text ist sinnvoll gegliedert und übersichtlich aufgeteilt.
- Kürze/Prägnanz: Die Länge des Textes hat ein angemessenes Verhältnis zum Inhalt. Überflüssige Darstellungen, umständliche Formulierungen und leere Phrasen entfallen.
- Zusätzliche Stimulanz: Der Text wirkt auch äußerlich ansprechend, der Leser wird persönlich angesprochen. Stilistische Anreize und die Verwendung von sprachlichen Bildern, anschaulichen Beispielen oder Illustrationen wirken als Verständnishilfe.
Die Untersuchungen der Forscher beziehen sich eigentlich auf Texte, die Wissen vermitteln sollen, wie sie etwa in Lehrbüchern vorkommen. Es hat sich aber gezeigt, dass das Modell sich auf jegliche Art Text anwenden lässt – und besonders gut auf Briefe, die vom Empfänger verstanden werden sollen.
Beispiele für einen gut formulierten Brief
Im Internet finden sich viele Musterbriefe und Vorlagen. Fast allen gemein ist, dass sie keine guten Beispiele für einen guten Brief sind. Der Grund liegt auf der Hand: Der Musterbrief soll für eine möglichst große Anzahl von Situationen und Briefschreibern zutreffen und ist deshalb sehr allgemein gehalten. So finden sich wesentliche Merkmale für einen guten Brief gerade im Musterbrief nicht: eindeutige Wörter, präzise Formulierungen und die direkte Ansprache des Empfängers. Besser als ein Musterbrief können vielleicht einzelne Formulierungsbeispiele zeigen, worauf es ankommt.
Einfachheit bedeutet im Brief:
- Verwenden Sie geläufige, eindeutige und kurze Wörter (nicht: zum gegenwärtigen Zeitpunkt, sondern: jetzt).
- Verzichten Sie auf Modewörter, unnötige Fachsprache, Fremdwörter und Abkürzungen (nicht: Fake, sondern: Nachahmung).
- Verwenden Sie wo immer möglich Verben anstelle von Substantiven (nicht: eine Umstellung durchführen, sondern: umstellen).
Gliederung/Ordnung bedeutet im Brief:
- Gliedern Sie Ihren Brief nach inhaltlichen Kriterien.
- Unterteilen Sie den Text in inhaltlich sinnvolle Absätze.
- Gliedern Sie Ihre Sätze übersichtlich (nicht: Der Mann, der vorgestern im Zug nach Leipzig die Tasche, die im Abteil liegen geblieben war, gefunden hat, soll sich melden, damit er eine Belohnung bekommen kann, sondern: Vorgestern ist im Zug nach Leipzig eine Tasche liegen geblieben. Der Finder soll sich wegen einer Belohnung melden.)
Kürze/Prägnanz bedeutet im Brief:
- Achten Sie auf eine angemessene Satzlänge.
- Formulieren Sie knapp und präzise.
- Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
- Verzichten Sie auf Floskeln und Überflüssiges (nicht: entstandene Kosten, sondern: Kosten)
Zusätzliche Stimulanz bedeutet im Brief:
- Sprechen Sie den Empfänger an (nicht: Die Unterlagen sind mitzubringen, sondern: Bitte bringen Sie die Unterlagen mit).
- Schreiben Sie im Aktiv (nicht: Die Lieferung wird benötigt, sondern: Ich benötige die Lieferung).
- Formulieren Sie höflich.
- Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung (zum Beispiel online durch eine Rechtschreibprüfung) und eine ansprechende äußere Form.
Weitere Hinweise für den Schriftverkehr finden Sie hier.
Quelle:
Inghard Langer, Friedemann Schulz von Thun, Reinhard Tausch: Sich verständlich ausdrücken. München 2002.
Eva Bambach - Seit 1995 freie Autorin und Redakteurin für verschiedene Verlage, unter anderem für Brockhaus, Harenberg, Meyer, Duden; ...
