- Einfache und doppelte Buchführung für Gründer - Stefan Dassler
Die Buchhaltung zeichnet lückenlos alle Geschäftsvorfälle auf und liefert so im Idealfall ein exaktes Abbild aller betrieblichen Abläufe.
Die Arten der Buchführung
Bereits die bekannte Kaufmannfamilie "Die Fugger" setzte sich in der Vergangenheit mit den Arten der Buchführung auseinander. Die einfache und doppelte Buchführung unterscheiden sich vor allem in ihrem Arbeitsaufwand und den Unterlagen, die jeweils dem Finanzamt vorgelegt werden müssen. So ist bei der einfachen Buchführung lediglich eine Einnahmen-Überschussrechnung erforderlich, bei der doppelten Buchführung hingegen eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
Einfache Buchführung
Die einfache Buchführung ist nur für kleine Betriebe mit einfachen und leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert, in denen auch ansonsten der Überblick über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation nicht so schnell verloren gehen kann. Sie ist nur für Unternehmen zulässig, die nicht buchführungspflichtig sind.
Bei der einfachen Buchführung werden Konten für gängige Geschäftsvorgänge eingerichtet beispielsweise Büromaterialien, Miete, Telefon. Innerhalb der einzelnen Konten werden die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge erfasst. Außerdem werden die Buchungen von Kasse und Bankkonten festgehalten.
Nicht erfasst werden Angaben über das Betriebsvermögen (beispielsweise Maschinen, Material und bestehende Forderungen) beziehungsweise die Schulden (Darlehen, Verbindlichkeiten) des Unternehmens. Das vollständige Betriebsvermögen lässt sich nur durch eine Inventur (Bestandsaufnahme) feststellen.
Für das Finanzamt muss eine Einnahmen-Überschussrechnung durchgeführt werden. Sie muss auf einem amtlichen Vordruck beim Finanzamt eingereicht werden (Download des Formulars beim Bundesfinanzministerium ). Bei Einnahmen von unter 17.500 Euro darf die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach einem beliebigen Schema gegliedert werden. Das folgende Schema bietet sich an:
- Betriebseinnahmen des Wirtschaftsjahres
- minus Betriebsausgaben des Wirtschaftsjahres
- plus (bei Umsatzsteuerpflicht: USt auf Betriebseinnahmen, UST-Erstattungen vom Finanzamt)
- minus (bei Umsatzsteuerpflicht: UST-Zahlungen an das Finanzamt, Vorsteuerbeträge)
- ergibt den Einnahmenüberschuss
- plus Privatentnahmen des Wirtschaftsjahres
- minus Privateinlagen des Wirtschaftsjahres
- ergibt den Gewinn
Die Einnahmen-Überschussrechnung sowie die einfache Buchführung ist bei Kleingründungen die Regel. Wenn man als Kleingründer über keine kaufmännische Vorbildung verfügen, sollten man zumindest am Anfang einen Berater beziehungsweise Steuerberater um Hilfe bitten, um die gröbsten Fehler zu vermeiden.
Doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung ist für alle Betriebe mit differenzierten und nicht leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert. Sie ist zudem Pflicht für alle Unternehmen, die buchführungspflichtig sind. Die doppelte Buchführung hat ihren Namen daher, dass nun jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Buchführungskonten verbucht wird – sozusagen doppelt. Wird eine Lieferantenrechnung per Banküberweisung bezahlt, so wird dies sowohl im Konto für „Wareneinkäufe“ als auch im Konto „Bank“ festgehalten (Gegenbuchung).
Jedes Konto verfügt dabei über eine Soll- und Habenseite (Die linke Seite des Kontos heißt immer SOLL und die rechte Seite immer HABEN). Auf den Konten werden Einnahmen und Ausgaben erfasst. Wie Buchungen für einzelne Konten richtig ausgeführt werden, ist nicht leicht zu verstehen. Existenzgründer, die die doppelte Buchführung selbst erledigen wollen, sollten daher unbedingt einen Buchführungskurs belegen. Eine Alternative stellt die Anstellung einer Fachkraft oder die Übertragung der Buchführung auf den Steuerberater oder ein Buchführungsbüro dar.
Die doppelte Buchführung erlaubt jederzeit einen Überblick - beispielsweise über den Stand der Verbindlichkeiten, über offene Kundenrechnungen und die Liquidität des Unternehmens. Zum Ende jeden Geschäftsjahres muss außerdem ein Jahresabschluss erstellt werden. Dazu gehören die Gewinn- und Verlustrechnung (G+V) und eine Bilanz. Beide werden in der Regel vom Steuerberater angefertigt. Stichtag ist der 30. Juni des Folgejahres.
Die Gewinn- und Verlustrechnung errechnet das Ergebnis der Unternehmensaktivitäten durch eine Gegenüberstellung aller Umsatzerlöse, der Bestandsveränderungen und der Aufwendungen, die diese Erlöse mindern. Übersteigen unter dem Strich die Erlöse die Aufwendungen, so handelt es sich um einen Unternehmensgewinn. Analysiert man einzelne Konten (beispielsweise die Konten der Kostenarten oder die Erlöskonten), so wird ersichtlich, welche Faktoren für den Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens verantwortlich sind.
Die Bilanz zeigt, wie sich das Unternehmensvermögen, das Eigenkapital und die Schulden im Geschäftsjahr entwickelt haben. Wurden beispielsweise Teile des Anlagevermögens, etwa Maschinen, verkauft? Wurden Kredite aufgenommen? Zudem rechnet die Bilanz das Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung mit ein. So würde ein Gewinn das Unternehmensvermögen steigern.
Betriebsvermögensvergleich
Für das Finanzamt besteht die Verpflichtung, einen Betriebsvermögensvergleich durchzuführen. Zwingend vorgeschrieben ist dies für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), kann jedoch auch von Kleinunternehmen oder Freiberuflern gewählt werden.
Die Vorgehensweise sieht man in dem folgenden Schema:
- Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres
- minus Betriebsvermögen am Ende des vorangegangenen Wirtschaftsjahres
- ergibt die Betriebsvermögensänderung (Zunahme oder Abnahme)
- plus Privatentnahmen des Wirtschaftsjahres
- minus Privateinlagen des Wirtschaftsjahres
- ergibt den Gewinn
Literaturhinweis:
Dassler, Stefan: Existenzgründung konkret. Ein Ratgeber für angehende Unternehmer. Salzwasserverlag 2009. Fachbuch. 181 Seiten. Euro 39,90.
Stefan Dassler - Dipl.-Handelslehrer (Studium der Wirtschaftspädagogik mit Schwerpunkt Organisationspsychologie an der Universität ...
