- Einkauf und professionelle Ausschreibung - Harald Reiss/pixelio.de
In Unternehmen wird der Einkauf häufig dezentralisiert von nicht auf den Einkauf spezialisierten Fachabteilungen mit übernommen. So kaufen Marketingfachleute Printprodukte ein oder Ingenieure externe Entwicklungsdienstleistungen. Egal, ob die Einkaufsfunktion von professionellen Einkäufern oder anderen Fachabteilungen wahrgenommen wird: Grundlage für den Einkauf sollten bei häufig und wiederkehrend benötigten Produkten und Dienstleistungen die Ergebnisse von vorherigen, professionell durchgeführten Ausschreibungen sein, um den Anbieter mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu ermitteln.
Voraussetzungen für eine professionelle Ausschreibung
Um aussagekräftige Angebote von externen Lieferanten und Dienstleistern einzuholen, ist es unabdingbar, zunächst die Spezifikationen des Produktes oder die Anforderungen an die Dienstleistung genau festzulegen. Bei technischen Produkten ist dies zum Beispiel die Festlegung aller technischen Spezifikationen von Material über Abmessungen bis hin zu zugesicherten Eigenschaften, in der Regel festgelegt in einem Lasten- oder Pflichtenheft. Bei standardisierten Produkten wie Normteilen oder profanem Büromaterial reichen hingegen meist wenige Informationen, um das Produkt ausreichend zu definieren.
Neben der Spezifikation des Produktes selbst ist eine klare Festlegung des gewünschten Servicegrades sowie der Liefer- und Zahlungsbedingungen erforderlich. Soll das Ausschreibungsergebnis in einem Rahmenvertrag dokumentiert werden, empfiehlt es sich, einen Vertragsentwurf der Ausschreibung hinzuzufügen, um spätere Überraschungen auszuschließen und potentiellen Lieferanten die Möglichkeit einzuräumen, im Vorfeld die Vertragsbedingungen zu prüfen.
Je enger man die Ausschreibungsbedingungen fasst, desto weniger Spielraum lässt man möglichen Anbietern, kreative Vorschläge oder Alternativprodukte zu unterbreiten. Je nach Ausschreibungsgegenstand sollte man also genau überdenken, wie eng man Produkt oder Dienstleistung fasst.
Grundlegende Spielregeln des Einkaufs
Eine professionelle Ausschreibung zeichnet sich nicht nur durch eine formal korrekte Durchführung aus, sondern auch durch die Einhaltung bestimmter Regeln. Vor, während und nach der Ausschreibung sollten alle Teilnehmer an der Ausschreibung gleich behandelt werden. Professionelle Vertriebsmitarbeiter werden immer versuchen, durch gesonderte Nachfragen (insbesondere zu Zielpreisen) zusätzliche Informationen zu erhalten und somit einen Vorsprung vor dem Wettbewerb zu erreichen.
Eine einfache Faustregel hilft: Fragen zu Ausschreibungen werden nur schriftlich an den verantwortlichen Mitarbeiter gestellt. Dieser entscheidet, ob es sich um eine Verständnisfrage handelt, die an den jeweiligen Lieferanten direkt beantwortet werden kann oder ob es sich um eine grundlegende Frage handelt, deren Antwort an alle teilnehmenden Lieferanten geht. So ist sichergestellt, dass alle Teilnehmer immer über den gleichen Informationsstand verfügen und eingehende Angebote vergleichbar bleiben. Bei großen Ausschreibungen bieten sich Bieterkonferenzen an, um offene Fragen im Beisein aller Teilnehmer zu klären.
Zur Auswertung der eingehenden Angebote und zur Festlegung der in Frage kommenden Lieferanten verwendet man Bewertungsverfahren, die auch bei anderen betriebswirtschaftlichen Fragestellungen zur Anwendung kommen, wie die Nutzwertanalyse. Vor Durchführung der Ausschreibung legt der verantwortliche Mitarbeiter fest, anhand welchen Verfahrens und auf Basis welcher Kriterien eingehende Angebote verglichen werden beziehungsweise wie diese zu gewichten sind. Objektiver wird das Ergebnis, wenn an diesem Vorgang mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, vorzugsweise auch aus den Fachabteilungen, die die einzukaufende Leistung später verwenden. Die Bewertungskriterien werden im Anschluss nicht mehr ohne Einhaltung eines formellen Änderungsprozesses geändert, um Manipulation des Ausschreibungsergebnisses zu vermeiden.
Schließlich wird eine Abgabefrist für die Angebote festgelegt. Nach der Abgabefrist eingehende Angebote werden nicht mehr berücksichtigt. Bei größeren Ausschreibungen kann ein kleiner Projektplan mitgeliefert werden, der den zeitlichen Ablauf von Versand über Abgabefrist sowie Auswerte- und Nachverhandlungszeiträume beschreibt. Teilt man gleich in der Ausschreibung mit, bis zu welchem Zeitpunkt eine Entscheidung getroffen sein wird, vermeidet man zwischenzeitliche Nachfragen durch Vertriebsmitarbeiter.
Die Durchführung der Ausschreibung
Möchte man mit einer Ausschreibung möglichst viele Lieferanten erreichen, kann diese breit gestreut werden, zum Beispiel durch Veröffentlichung auf der eigenen Firmenwebseite und Versand per E-Mail an bereits genutzte und zusätzlich recherchierte Lieferanten. Moderne Ausschreibungsplattformen helfen zumindest bei standardisierbaren und gut vergleichbaren Produkten eine Ausschreibung automatisiert durchzuführen.
Bei technisch anspruchsvollen Produkten kann eine Vorauswahl von Lieferanten empfehlenswert sein, in dem man statt der kompletten, detaillierten Ausschreibungsunterlagen zunächst einen sogenannten Request for Information (RFI, auf Deutsch Informationsanfrage) an in Frage kommende Anbieter versendet. In dieser klopft man die grundlegenden Fähigkeiten und Qualifikationen der Lieferanten ab und bildet auf Basis dieses Ergebnisses eine Liste geeigneter Kandidaten für die Ausschreibung. So können Anforderungen an Qualitätsmanagementzertifizierungen, Kreditwürdigkeit, Mitarbeiterqualifikationen, Maschinenpark und technische Ausstattung im Vorfeld überprüft und der spätere Aufwand beim Angebotsvergleich reduziert werden.
Mit einer Ausschreibung gibt man möglicherweise technisches Know-how oder sonstige Information über geplante Projekte an den Markt. Ein breites Streuen der Ausschreibung ist in solchen Fällen zu vermeiden und kann durch den RFI verhindert werden. Jeder Ausschreibung sollten zudem eine Vertraulichkeitsklausel sowie entsprechende Copyright und Eigentumshinweise hinzugefügt werden. In Fällen mit sensiblen Informationen sollte eine formelle Vertraulichkeitsvereinbarung geschlossen werden, bevor die Ausschreibungsunterlagen versendet werden.
Auswertung der Angebote
Sind die Angebote anhand der festgelegten Bewertungsverfahren in eine Rangfolge gebracht, kann vor der Auftragsvergabe einer weiterer Zwischenschritt erfolgen. Die besten zwei oder besten drei Lieferanten werden zu persönlichen Nachverhandlungen eingeladen. Auch hier ist wieder die Grundlage professionellen Einkaufens zu beachten: Alle Lieferanten dieser Short List erhalten vor und während der Verhandlungen die gleichen Informationen. Diese Vorgehensweise erlaubt es dem Einkäufer, Preise im Wissen des besten Konkurrenzangebotes nach zu verhandeln und bei schlechter bewertete Kriterien Verbesserungen zu erreichen.
Im Anschluss an die Nachverhandlung wird die abschließende Bewertung vorgenommen und der künftige Lieferant ausgewählt. Vergessen sollte man nicht, auch den übrigen Bewerbern, möglichst mit einer kurzen Begründung, abzusagen. Schließlich möchte man die nächste Ausschreibung gegebenenfalls an den gleichen Teilnehmerkreis versenden und qualifizierte und umfassende Angebote erhalten.
Das objektive Ausschreibungsverfahren
Einkauf erfolgt durch Menschen und Menschen sind nie frei von persönliche Präferenzen oder unterbewussten Bevorzugungen. Oft scheitern Ausschreibungen und ein Lieferantenwechsel an der Angst vor Neuerungen oder dem mit einem Lieferantenwechsel verbundenen Aufwand.
Ist der Aufwand eines Lieferantenwechsels sehr hoch einzuschätzen, kann dieser in die Bewertungskriterien mit einfließen, etwa durch eine monetäre Bewertung, die durch eine Einsparung mit neuen Lieferanten in einem definierten Zeitraum zu kompensieren ist. Aber auch hier lauert die Gefahr durch Einflussnahme durch die überhöhte Einschätzung dieses Aufwandes.
Durch Einhaltung einer wenigen Grundsätze kann eine Ausschreibung professionell gestaltet und durchgeführt werden. Die persönliche Einflussnahme bei der Auswahl von Lieferanten wird durch ein objektives Ausschreibungsverfahren deutlich reduziert. Für das Unternehmen wird der Anbieter mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis ausgewählt.
In vielen Branchen gibt es darüberhinaus umfangreiche Vorgaben oder Best Practices zu Ausschreibungsverfahren, auch um Korruption zu vermeiden, zum Beispiel die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (kurz VOB).
Stephanie Karg - Stephanie Karg war nach dem Studium der Betriebswirtschaftslehre sowie der Sprachen Englisch und Spanisch mehrere Jahre in ...
