- E-Mail Archivierung - iwona golczyk / pixelio.de
Unternehmen kommen um die Verwendung einer speziellen Software zur Email Archivierung im Prinzip nicht herum. Egal ob mittelständisches Unternehmen oder Kleinunternehmen, der Gesetzgeber verpflichtet grundsätzlich alle Unternehmen zu Archivierung ihrer Emails. Dies sieht die Abgabenverordnung im Paragraphen 147 aus dem Jahre 2007 vor. Bei vielen Unternehmen herrscht Unsicherheit. Welche Emails müssen überhaupt archiviert werden und wenn wie lange? Lesen Sie, was Sie bei der Email Archivierung grundsätzlich beachten sollten.
Archivieren Sie besser alle Emails
Im Prinzip müssen Sie nicht alle Emails archivieren, sondern grundsätzlich nur die, die auch als geschäftsrelevant gelten. Das sind Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch wie zum Beispiel Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare und Handelsbriefe. Diese müssen zehn Jahre lang gespeichert werden. Darüber hinaus betrifft die Archivierung alle steuerrelevanten Unterlagen wie zum Beispiel per Email verschickte Aufträge, Rechnungen und Auftragsbestätigungen. Auch der Email Verkehr mit Versicherungen, Steuerberater et cetera muss archiviert werden. Steuerrelevante Unterlagen müssen grundsätzlich sechs Jahre gespeichert werden. Da es im Einzelfall nicht immer einfach ist zu entscheiden, ob eine Email archivierungspflichtig ist oder nicht, macht es Sinn, grundsätzlich alle Emails automatisch zu archivieren.
Welches Speichermedium und welches Format kommen für die Email Archivierung infrage?
Emails müssen grundsätzlich so archiviert werden, dass das die Originalform der Dokumente nicht verändert wird. Daher ist es auch nicht zulässig, Emails einfach auszudrucken und in Papierform zu archivieren. Sowohl das Speichermedium als auch das gewählte Format müssen den Grundsätzen der EDV gestützten Buchungssysteme entsprechen. Dazu gehört auch die Erstellung eines Indexes, der nicht veränderbar sein darf. Wer Emails also einfach nur auf dem Server belässt oder ganz einfach auf einem externen Datenträger abspeichert, kommt der gesetzlichen Archivierungspflicht nicht vollständig nach.
Eine Software erleichtert die Email Archivierung
In Deutschland gibt es über 40 verschiedene Programme zur Email Archivierung, natürlich sind nicht alle gleich gut und empfehlenswert. Achten sollten Unternehmen unbedingt auf die TÜV Zertifizierung. Diese gewährleistet, dass die Software Emails nach den gesetzlichen Vorschriften archiviert. Welche Software im Einzelfall zu bevorzugen ist, hängt von der Größe des Unternehmens und vielen weiteren Faktoren wie zum Beispiel der vorhandenen IT-Architektur ab. Gute Archivierungsprogramme arbeiten vollautomatisch, sie werden im Netzwerk installiert und archivieren und indexieren ausgehende und bei Bedarf auch eingehende Emails. Zudem bieten sie viele Zusatzfunktionen wie zum Beispiel den schnellen Zugriff auf bereits gespeicherte Emails, auch wenn diese auf einem externen Speichermedium liegen. Die Anschaffung einer Software zur Archivierung ist also unbedingt empfehlenswert, zumindest wenn der Email Verkehr ein gewisses Volumen übersteigt. Selbst für Kleinunternehmer kann der Kauf eines solchen Programmes sinnvoll sein. Die Kosten für die Anschaffung und Verwaltung der Software sind übrigens steuerlich absetzbar.
Quellen: wikipedia.org/wiki/E-Mail-Archivierung, reddoxx.com
