- Den Posteingang der E-Mails effizient verwalten - Andreas Morlok
Untersuchungen wie die Befragung „Informationsüberflutung durch E-Mail-Kommunikation“ von der Universität Erlangen-Nürnberg zeigen, dass der Umgang mit E-Mails am Arbeitsplatz von grundlegender Bedeutung für die Effizienz eines am Bildschirm Tätigen ist, sei er nun Arbeitnehmer oder Selbstständiger. Gerade die Vermischung geschäftlicher und privater Mails, wie sie bei Selbstständigen besonders oft vorkommt, führt zu erheblichen Unwägbarkeiten im Zeitmanagement, denn eine scharfe Trennung der Bereiche liegt nicht vor und die subjektive Einschätzung der „privat“ verbrauchten Zeit liegt naturgemäß weit von der Realität entfernt.
Schritt eins: Der Privatmailfilter
Somit ist der erste Schritt zur effektiven E-Mail-Nutzung das Aussortieren privater Mails im Posteingang. Es bietet sich an, solche Mails in einen dafür eingerichteten Ordner zu verschieben und „nach Feierabend“ oder zumindest unter strenger Zeitkontrolle zu bearbeiten. Wichtig dabei: möglichst schon anhand Absender und Betreff zu beurteilen, um welche Art Mail es sich handelt und die Privaten abzulegen, ohne sie öffnen zu müssen. Am allerbesten ist es, sich wiederholende private Mailabsender über eine Regel direkt in den Ordner „Private Mails“ weiterzuleiten, so dass auch noch die Zeit eingespart wird, die Mail zu beurteilen und abzulegen.
Schritt zwei: Der Zuständigkeitsfilter
Schritt zwei legt fest, ob das Schreiben beim richtigen Adressaten gelandet ist. Sollte dies nicht der Fall sein, sofort an den richtigen Adressaten weiterleiten, gegebenenfalls eine Aktennotiz (schriftlich oder elektronisch) darüber anlegen und die Mail im eigenen Posteingang löschen oder zur späteren Kontrolle archivieren. Letzteres wird in Frage kommen, wenn eine Mail in der Firmenhierarchie nach unten weitergeleitet wird, da man in diesem Falle zwar die Bearbeitung weiterdelegiert hat, nicht aber die Verantwortung, dass die Anfrage auch ordnungsgemäß erledigt wird.
Schritt drei: Der Buchhaltungsfilter
In Schritt drei wird beurteilt, ob es sich bei der eingegangenen Mail um ein buchhaltungsrelevantes Schreiben handelt. Ist dies der Fall und die Mail nicht bereits in Schritt zwei aussortiert worden, weil es dafür einen Spezialisten im Hause gibt, so ist sie sofort zu bearbeiten, ins Buchhaltungssystem einzugeben, gegebenenfalls auszudrucken und der Papierbeleg geeignet abzulegen. Anschließend kann die Mail je nach firmenspezifischer Vorgabe in einem dafür angelegten Ordner archiviert oder gelöscht werden, da ja der Papierbeleg archiviert ist.
Schritt vier: Der Erledigungsfilter
Kann die Mail sofort bearbeitet werden? Wenn ja, so wird dies sofort in die Tat umgesetzt, eine Antwort verschickt oder die bearbeitete Mail einer geeigneten Ablage zugeführt. Kann die Mail nicht sofort bearbeitet werden, muss aber noch bearbeitet werden, so ist sie in den Ordner „Zu bearbeiten“ zu verschieben, der regelmäßig abzuarbeiten ist.
Schritt fünf: Der Relevanzfilter
Kann die Mail abgelegt werden und macht das auch Sinn? Wenn ja, ab damit in die Ablage, sei es ein Archivordner im Computer, sei es ausgedruckt im Aktenordner oder je nach Wichtigkeit des Vorganges, sogar beides. Wenn nein, sofort in den Papierkorb.
Ein leerer Posteingang ist das beste Zeichen für effektive E-Mail-Nutzung
Werden diese fünf Schritte konsequent auf alle eingehenden Mails angewendet, dann gibt es keine „Mailleichen“, die sich im Posteingang ansammeln, unbearbeitet immer weiter nach unten rutschen und schließlich zu unangenehmen Konsequenzen führen können, wenn doch etwas Wichtiges darin vor sich hingammelt.
Private Mails werden gesammelt und unter eigenem Zeitkontingent abgehandelt, was die Eigenkontrolle stark erhöht und diesen Bereich, allein schon durch das Bewusstmachen der dafür aufgewendeten Zeit, strafft.
Alle geschäftlichen Mails werden sofort bearbeitet, beantwortet oder abgelegt. Die Erfahrung zeigt, dass effektiver gearbeitet wird, wenn das Mailprogramm zu diesem Zweck nicht dauernd geöffnet ist, sondern die Mails in festgelegten Abständen abgerufen werden und dann, nach oben gezeigtem Schema, abgearbeitet werden. Dadurch ergibt sich gesicherte, ruhige Arbeitszeit in den mailfreien Zeiten und konsequentere Umsetzung der Regeln zur effektiven E-Mail-Nutzung, als bei Unterbrechung der Arbeit für jede eingehende Mail und sozusagen „individueller“ Bearbeitung jeder einzelnen.
Rainer Hitzler - Wie so viele Autoren bin ich Autor aus Berufung, fast seit ich lesen und schreiben kann. Mittlerweile 50 Jahre alt kann ich somit auf ...
