Aufgabe der Internen Unternehmenskommunikation oder Mitarbeiterkommunikation ist es, die Belegschaft in einer dem Unternehmen dienlichen Weise zu informieren. Als Bestandteil der Mitarbeiterführung dient Mitarbeiterkommunikation einem reibungslosem Ablauf, der Weiterbildung, der Motivation und vielem mehr. Interne Unternehmenskommunikation verläuft nicht nur von oben nach unten, sondern auch von den Mitarbeitern an die Führungskräfte und zwischen Abteilungen.
Das Kommunikationsmodell nach Lasswell dient der Strukturierung dieses Artikels, es lautet: Wer sagt was in welchem Kanal zu wem mit welcher Wirkung?
Folgenden Fragen wird nachgegangen: Wer ist für die Unternehmenskommunikation zuständig? Was wird mitgeteilt und welche Wirkung bzw. welche Ziele sind damit verbunden? Welche Kanäle kommen in Frage (Medienmix)? Wie geht man mit informeller Kommunikation um? Wie sollte Unternehmenskommunikation aussehen?
Wer ist für die Mitarbeiterkommunikation zuständig?
Interne Mitarbeiterkommunikation ist Aufgabe der Führungskräfte und der Kommunikationsfachleute. Die Führungskräfte bestimmen durch ihren Führungsstil die Effizienz der Mitarbeiterkommunikation. Je größer ihr Interesse an Kommunikation und Vertrauen der Mitarbeiter, desto besser funktioniert die Zusammenarbeit.
Kommunikationsfachleute sollten möglichst früh in den Entscheidungsprozess einbezogen werden, denn die strategische Vorgehensweise ist entscheidend für die Akzeptanz der Mitarbeiter. Sie können über Alternativen diskutieren und Argumente plausibler vermitteln, auf mehr Hintergrundinformationen drängen und einen Dialog vorschlagen. Soll man beispielsweise Zwischenergebnisse oder erst das Gesamtergebnis verkünden? Wie lang lässt sich etwas geheim halten? Geht es um existentielle Änderungen oder um positive Entwicklungen?
Je nach Situation und Relevanz für die Empfänger der Nachricht empfiehlt es sich, verschiedene Mitarbeitergruppen verschieden zu informieren. Gerade in größeren Unternehmen, die über eine Matrixorganisation verfügen, ist es sinnvoll, eine Kommunikationsmatrix mit einer Zuordnung von Inhalten und Vermittlungsinstanzen festzulegen. Dadurch kann in eiligen Fällen schneller reagiert werden.
Was wird mitgeteilt und welche Wirkung, welche Ziele sind damit verbunden?
Inhalte der Mitarbeiterkommunikation sind beispielsweise aktuelle Informationen samt Hintergrund, die Unternehmenssituation, aktuelle Probleme, Branchenentwicklung, laufende Projekte, Kunden und Lieferanten, Forschungserfolge und Innovationen, Neueinstellungen sowie die Einflussmöglichkeiten der Mitarbeiter.
Mitarbeiterkommunikation darf nicht nur Krisenmanagement sein, bei dem unangenehme Botschaften nett verpackt werden. Sie geht auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach einem Gefühl der Sicherheit (des Arbeitsplatzes), nach menschlichen Kontakten (Zugehörigkeit, Akzeptanz, Geborgenheit) und nach Selbstverwirklichung durch Austausch ein. Dabei muss auch die Möglichkeit bestehen, Fragen zu stellen und seine Meinung zu äußern. Die Informationen dienen nicht nur dem Verstehen, sondern auch dem Einverstandensein. Herrscht ein Gefühl der Solidarität, sind Mitarbeiter eher bereit, eigene Bedürfnisse dem Interesse des Unternehmens unterzuordnen. Überstunden, Kurzarbeit, stagnierende Löhne, etc. werden bei ausreichender Information über die Notwendigkeit der Maßnahmen eher akzeptiert.
Gut informierte Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen und sind motivierter. Gute Kontakte zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sowie der Mitarbeiter untereinander, also ein gutes Betriebsklima, helfen bei einem reibungsarmen Ablauf. Im Umkehrschluss kann unzureichende Mitarbeiterkommunikation zu einem Gefühl des Ausgeschlossenseins und bis zur inneren Kündigung führen.
Ein optimaler Informationsfluss soll zur Steigerung der Effizienz, also auch zur Steigerung von Umsatz und Gewinn führen. Das geschieht durch die Vermeidung von Fehlzeiten aufgrund motivierter und loyaler Mitarbeiter, die Antizipation von Problemen, Abfallverringerung und Fehlervermeidung durch aufmerksame Mitarbeiter.
Die dispositiven Fähigkeiten, also Ideen, Innovationen, Eroberung neuer Märkte sowie Motivation, Verantwortung, Eigenverantwortung und Kreativität der Mitarbeiter sind ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Grundlage dafür sind Weiterentwicklung und Qualifikation der Mitarbeiter. Somit ist Mitarbeiterkommunikation ein Faktor für den Erfolg eines Unternehmens.
Besonders wichtig ist Mitarbeiterkommunikation bei Fusionen, wenn zu neu hinzugewonnen Mitarbeitern ein Vertrauensverhältnis aufgebaut wird und sich die Unternehmenskulturen aneinander annähern. Ähnlich verhält es sich bei Umstrukturierungen und anderen grundlegenden Veränderungsprozessen. Hintergrundinformationen und Mitarbeiterbeteiligung tragen dazu bei, dass die Mitarbeiter den notwendigen Wandel mittragen. So wird der ständige Wandel nicht als Bedrohung, sondern als Chance wahrgenommen.
Beim Ausbau von Qualitätsmanagement, einem kontinuierlichen Verbesserungsvorschlagswesen, bei Neuerungen sowie bei der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten kann die Mitarbeiterkommunikation andere Abteilungen unterstützen.
Welche Kanäle kommen in Frage (Medienmix)?
Da nur die mündliche Kommunikation, - also Gespräch, Konferenz oder internes Seminar -, den Dialog zulässt, ist sie der wichtigste Kommunikationskanal.
Email und Intranet haben, sofern ausreichend viele Mitarbeiter über einen Zugang verfügen, viele Vorteile. Beide Medien sind günstig und aktuell. Per Email können Rückfragen sofort gestellt werden. Das Intranet ist übersichtlicher, so dass Informationen auch nach Wochen und Monaten leicht gefunden werden. Änderungen und Aktualisierungen können durch Content Management Systeme leicht eingepflegt werden. Damit die Nachrichten auch gelesen werden, sollte die Menge und Größe der Rundmails überschaubar bleiben.
Rundbrief und Mitarbeiterzeitung sind regelmäßig erscheinende Medien für einen breiten Personenkreis. Schnell-Infos werden bei aktuellen Anlässen geschrieben. Spezialdienste eignen sich für bestimmte Personenkreise, beispielsweise an alle Außendienstmitarbeiter oder an alle Ausbilder. Das Schwarze Brett eignet sich besonders für Mitarbeiter, die nicht regelmäßig am Computer arbeiten. Plakate können eine Botschaft einfach und bildlich vermittelt, oft mit Verweis auf ausführlichere Quellen. Wandzeitungen können ergänzend angebracht werden. Audiovisuelle Medien, beispielsweise Gebrauchsanweisungen auf CD-ROM, können die Informations- und Wissensvermittlung erleichtern. Business-TV ist teuer und daher nur für große Unternehmen interessant.
Wie geht man mit informeller Kommunikation um?
Informationsdefizite werden durch informelle Kommunikation ausgeglichen. So können sich aus einem eventuell noch wahren Kern durch Ängste und Übertreibungen Gerüchte entwickeln, die Mitarbeiter verunsichern und die Arbeit beeinträchtigen.
Doch informelle Kommunikation hat auch positive Aspekte, denn Kollegen gehören zum sozialen Netzwerk. Ein gesundes Maß an Neugier und Gesprächen zwischen Mitarbeitern gehört zur sozialen Kompetenz. Informelle Kommunikation zeigt Interesse am Unternehmen und führt zu Kontakten und Einblicken in andere Ebenen und Abteilungen. Damit dient sie einer guten Zusammenarbeit und dem Teamgeist. Durch das Ausrichten von Betriebsfesten und Ausflügen sowie die Möglichkeit zum Pausenplausch kann informelle Kommunikation gefördert werden.
Wie sollte Mitarbeiterkommunikation aussehen?
Die Unternehmenskommunikation soll kontinuierlich, ehrlich, offen, vollständig (im Sinne von nichts Wesentliches aussparend) und zeitnah erfolgen. Informationen müssen leicht zugänglich sein. Wer aus der Zeitung erfährt, wie es mit seinem Unternehmen steht, fühlt sich hintergangen und unterschätzt. Mitarbeiterkommunikation muss auch stimmig sein: Wenn von Einsparungen berichtet wird, sollten keine protzigen Veranstaltungen ausgerichtet werden.
Jedes Unternehmen sollte Richtlinien für Mitarbeiterkommunikation entsprechend seiner Bedürfnisse und der Unternehmensphilosophie erstellen. Neben Verantwortlichkeiten und Inhalten sollten auch die Ziele der Mitarbeiterkommunikation festgelegt und kontrolliert werden.
Cosima Joerger-Friocourt - Lektorin und Projektmanagerin Ich laufe mit offenen Augen und Ohren durch die Welt, lese viel und interessiere mich für eine ...
