Die Normen fürs Briefeschreiben am Computer sind in Deutschland (DIN 676, DIN 5008) und Österreich (ÖNORM A 1080) penibel festgehalten. Wie man die aktuellen Richtlinien ohne viel Mühe in der Praxis anwenden kann, wird hier zusammengefasst.

Briefkopf des Absenders

Der Briefkopf muss Namen und vollständige Anschrift der absendenden Person oder Firma enthalten. Zweckmäßigerweise werden hier auch Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und Website verraten. Wenn Firmenpapier verwendet wird, erübrigt sich die Absenderangabe. Privatpersonen können entscheiden, ob sie ihre Adresse standardmäßig links oben eingeben oder ihren Briefkopf individuell gestalten wollen.

Empfänger-Adresse

Der Anschriftblock sollte maximal 6 Zeilen lang und 7 cm breit sein, etwa 6 cm von oben und 3 cm von links beginnen. Eine einheitliche, gut lesbare Standardschrift ist Pflicht, auf Leerzeilen, Linien, Sonderzeichen und jegliche Hervorhebungen soll man verzichten. Schema für die korrekte Anschrift:

  1. Firmenwortlaut
  2. (optional) Zusätze, z. B. Abteilung
  3. (optional) Vorname Name
  4. Straße oder Postfach Nr.
  5. PLZ Bestimmungsort

Kein Schreiben ohne Datum

Das Datum steht gleich unterhalb der Empfängeradresse am rechten Seitenrand. Eine Ortsangabe kann, aber muss nicht vor das Datum gesetzt werden, getrennt nur durch Komma und Leerschritt. Vorzugsweise wird für das Datum die alphanumerische Schreibweise verwendet: 23. März 2008 oder München, 23. März 2008. Insbesondere in den Bezugszeichen ist das numerische Schema Jahr-Monat-Tag sinnvoll: 2008-03-23.

Bezugszeichenblock zur Info

Die Briefvorlagen vieler Firmen enthalten einen individuellen Bezugszeichen- oder Informationsblock. Er befindet sich meist im rechten, oberen Drittel der Seite, kann aber auch in Zeilenform angeordnet sein. Übliche Bestandteile sind: Datum, Unser Zeichen, Ansprechperson, Telefon-Durchwahl, E-Mail. Je nach Geschäftstätigkeit können weitere Angaben wie etwa Kunden-, Vertrags-, Auftrags- oder Versicherungsnummer enthalten sein. Bezugszeichen des Geschäftspartners (Ihr Zeichen, Ihr Schreiben vom) können an dieser Stelle oder aber als Teil des Betreffs untergebracht werden.

Betreff: das Wesentliche zuerst

Im Betreff erfährt man auf den ersten Blick, worum es geht. Diese Kurz-Information – die Überschrift des Briefes – besteht aus einem Stichwort oder mehreren Wörtern, Telegrammstil ist ausdrücklich erlaubt, daher fehlt auch der Punkt am Ende. Das Wort Betreff oder Betrifft wird nicht mehr geschrieben. Damit der Betreff optisch hervortritt, werden jeweils zwei bis drei Zeilen darüber und darunter frei gelassen, nicht mehr als zwei Drittel der Zeilenbreite ausgenutzt, die Schrift größer und/oder fett gesetzt. Auch zwei, höchstens drei Betreffzeilen in unterschiedlicher Formatierung sind möglich.

Die Anrede im Brief

Idealerweise begrüßt man die Ansprechperson mit ihrem Namen – richtig geschrieben, versteht sich. Wenn der Empfänger oder die Empfängerin unbekannt ist, wird der Brief mit den Worten "Sehr geehrte Damen und Herren" eröffnet. Empfohlen wird ein Komma am Ende, auch ein Rufzeichen ist nach wie vor möglich. Führt die Person einen akademischen Grad, steht die entsprechende Abkürzung – bei mehreren nur der höchste – vor dem Nachnamen. Beispiel: Sehr geehrte Frau Dr. Winter. Im Fall von verliehenen und Berufstiteln kann der Name in der Anrede entfallen. Beispiele: Sehr geehrter Herr Bürgermeister, Sehr geehrte Frau Professor.

Gestaltung des Brieftextes

Nach einer Leerzeile beginnt der Text – je nachdem, ob die Anrede mit Komma oder Ausrufezeichen beendet wurde, mit großem oder kleinem Anfangsbuchstaben. Eine gut lesbare Schrift mit 11 oder 12 Punkt Schriftgröße und regulärem oder leicht erhöhtem Zeilenabstand wird empfohlen. Geschrieben wird grundsätzlich linksbündig. Zwischen Absätzen, vor und nach Aufstellungen bleibt eine Zeile frei. Wichtige Teile darf und soll man optisch hervorheben, wobei die Möglichkeiten des Textverarbeitungsprogramms gezielt und maßvoll zur Strukturierung des Textes eingesetzt werden sollten.

Grußformel am Schluss von Geschäftsbriefen

Normalerweise steht die Grußformel links an der Fluchtlinie. Wenn zwei oder mehrere Personen unterschreiben, kann man die Grußformel und darunter den Firmenwortlaut zentrieren. Überleitungen zur Grußformel wie "und verbleiben mit freundlichen Grüßen" sind überholt. "Freundliche Grüße" ist zeitgemäßer als "Mit freundlichen Grüßen". Abkürzungen wie "mfg" und distanzierte Formeln wie "Hochachtungsvoll" sind nicht angemessen. In Einzelfällen kann man auch persönlichere Abschiedsworte wie "Herzliche Grüße" oder "Viele Grüße aus der Schweiz" wählen.

Unterschrift und Name

Der vollständige Name der unterzeichnenden Person steht mit drei Zeilen Abstand unterhalb der Grußformel. Darunter kann die jeweilige Funktion oder Abteilung angeführt werden. Unterschrieben wird zwischen Gruß und Name, am besten mit blauer Tinte. Wer im Auftrag oder in Vertretung von jemandem unterzeichnet, setzt das Kürzel i. A. vor den eigenen Namen.

Briefe mit Anlagen

Am Ende des Briefes sollten alle Beilagen angeführt werden. Der Beilagenvermerk kann linksbündig mit einigen Zeilen Abstand zum Namen oder am rechten unteren Seitenrand stehen. Das Wort Anlage oder Beilagen ist dabei nicht nötig. Mehrere Positionen werden bündig untereinander gesetzt.

PS in Geschäftsbriefen

Ein Nachsatz oder Postskriptum unter dem Brieftext zieht erwiesenermaßen die Aufmerksamkeit auf sich. Daher ist das PS ein wichtiges Stilmittel im Werbebrief, in sachlichen Geschäftsbriefen hat es eher selten eine Berechtigung. In Form von wenigen Worten oder Zeilen kann dieser Zusatz am unteren Seitenrand stehen und besonders formatiert werden.