Für das Präsidium und den Vorstand einer NPO gibt es genug Gründe für eine Klausurtagung. Ein wichtiger Grund ist, dass auf einer Klausurtagung für ein bis zwei Tage der NPO-Alltag hinter sich gelassen wird und die gesetzlichen Vertreter der NPO die Probleme in Ruhe analysieren und die weiteren Vorgehensweisen detailliert auflisten können. Gemeinsam können so die Teilnehmer Strategien entwickeln und zukunftsweisende Konzepte erstellen.
Gründe für die Durchführung einer Klausurtagung
Gerade Vorstandsmitglieder, die arbeitsmäßig stark eingespannt sind, empfinden eine Klausurtagung als wohltuende Abwechslung. Diese in den meisten Fällen zweitägige Zusammenkunft ermöglicht es ihnen, sich intensiver mit wichtigen Fragen und Problemen auseinanderzusetzen, zu diskutieren und Lösungen zu finden. Gründe für die Durchführung einer Klausurtagung gibt es genügend. Hier einige Beispiele:
- Bau einer eigenen Sporthalle, Vereinsheim oder Ähnliches
- Einrichtung einer Geschäftsstelle
- die Vereinsverwaltung soll zukünftig nur noch über EDV abgewickelt werden
- die NPO plant eine große Veranstaltung oder ein großes Turnier
- die NPO hat Jubiläum und möchte das gebührend feiern
- Verlust ehrenamtlicher Helfer und hauptamtliche Mitarbeiter
- die Mitglieder sind unzufrieden, nörgeln und zahlen ihre Mitgliedsbeiträge nicht
- Einführung eines Forderungsmanagements
- Sinkende Mitgliederzahlen
- die Finanzen geben Anlass zur Sorge
- Erweiterung des Angebotes
- neue Marketingkonzepte erstellen
Checkliste zur Vorbereitung einer Klausurtagung
Damit die Klausurtagung zum gewünschten Erfolg führt, muss sie gut vorbereitet werden. Hier eine Checkliste zur Vorbereitung einer Klausurtagung.
- Einen gemeinsamen Termin finden.
- Einen Veranstaltungsort wählen, der für alle gut erreichbar ist. Auf keinen Fall sollte die Klausurtagung in der Geschäftsstelle oder in der Nähe durchgeführt werden.
- Die Arbeits- oder Tagungsräume sollten ruhig und verschlossen sein. Der hintere Raum einer Gaststätte ist für eine Klausurtagung nicht empfehlenswert.
- Ruhe um den Tagungsort selbst. Also keine Feste oder sonstige Veranstaltungen, die von der Klausurtagung ablenken könnten.
- In den Räumen sollten folgende Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen: Flipchart, Overhead-Projektor, Schreibblöcke, verschiedenfarbige Stifte etc.
- Vorbereitung der Teilnehmer auf die Klausurtagung.
- Frühzeitige Information über den Ablauf der Klausurtagung.
- Je nach Themengebiet: Zusammenstellung von benötigten Unterlagen.
- Vorab Austausch von Basisinformationen als Tagungsgrundlage.
- Den Tagesablauf vorbereiten (z. B. Frühstück, Tagung, Mittag, Tagung, Kaffeepause, Tagung, Abendessen). Zwischendurch ruhig kleinere Pausen von 10 bis 15 Minuten mit einplanen.
- Die Tagungsunterlagen vorbereiten.
- Beschaffung von noch fehlenden Arbeitsmaterialien.
- Anreisetermin und Anreiseform rechtzeitig klären.
- Erstellung der Tagungsordnung (z. B.: Finanzen, Mitgliederbereich, Öffentlichkeitsarbeit etc.).
Achtung: Mit einer zu umfangreichen oder zu detaillierten Tagungsordnung geht die Energie bei den Teilnehmern sehr schnell verloren. Folglich ist eine Tagesordnung eher ein informelles Planungsinstrument.
Hilfreiche Maßnahmen für das Gelingen einer Klausurtagung
Der starre Zeitablauf wird mitunter von den Teilnehmern als störend und nervig empfunden. Hilfreiche Maßnahmen für das gute Gelingen einer Klausurtagung ist der Spaziergang am Abend oder in den kleinen Pausen zwischendurch. Auch ein lockeres Fußballspiel oder eine Partie Tischtennis können sehr hilfreich sein, um danach wieder konzentriert weiter zu arbeiten.
Quellen:
- Vereinsmanagement, Ueberreuter-Verlag, 1999
- Eigene Erfahrungen (2002-2011)
Bettina Eichhorst - Ich wurde 1962 in Berlin im Sternzeichen des Wassermanns geboren. Als gelernte Bürokauffrau bewegte ich mich mehr als 28 Jahren in ...
