Business-Intelligence-Lösungen zur Auswertung des Datenbestandes als Entscheidungshilfe stehen ganz oben auf der Prioritätenliste vieler mittelständischer Betriebe. Damit wollen sie endlich Ordnung im Datenchaos schaffen, und mit zuverlässigen Zahlen, das Unternehmen zeitnah steuern können. Doch angesichts ihrer Komplexität wachsen derartige Projekte den Anwendern häufig bereits während der Implementierungsphase über den Kopf. Mit gewissenhafter Vorarbeit, sorgfältiger Planung und einer realistischen Erwartungshaltung, ließe sich so mancher Frust vermeiden.
Unüberschaubare Datenmengen
Marktforscher bescheinigen dem Markt für Business Intelligence (BI) Software ein enormes Wachstumspotential. In Großunternehmen haben sich diese professionellen Werkzeuge zur Entscheidungsfindung längst etabliert. Es sind derzeit vor allem kleine und mittelgroße Betriebe, die ein immenses Interesse für BI-Systeme an den Tag legen. Kein Wunder, meint Prof. Dr. Andreas Seufert, Leiter des Facharbeitskreises Business Intelligence am Internationalen Controller Verein, schließlich stehen mittelständische Unternehmen heute vor den gleichen Herausforderungen wie Großkonzerne. “Globalisierung, steigende Kosten sowie sich ständig ändernde Vorschriften sorgen dafür, dass sich auch in Firmen kleiner und mittlerer Größe eine unüberschaubare Anzahl von Daten ansammelt. Diese müssen systematisch ausgewertet werden”, so der Experte. Auch die Anbieter von BI-Lösungen orientieren sich stärker in Richtung Mittelstand. Sie entwickeln spezielle Produkte für die Zielgruppe, und versprechen, sie einfach, günstig und schnell einzuführen.
Systemeinführung allein reicht nicht
Die Erkenntnis anerkannter Studien belegt jedoch, dass allein durch die Einführung von BI-Lösungen weder die Ziele der Geschäftsleitung noch die Zufriedenheit der Mitarbeiter gewährleistet werden kann. Einer Umfrage des unabhängigen Branchenkenners TDWI Research nach zu urteilen, werden BI-Systeme nur von 20 Prozent der Anwender regelmäßig verwendet. Für die Marktforscher ein eindeutiges Indiz dafür, dass die Lösungen größtenteils noch nicht ausgereift und zu technisch sind. Häufig bleibt den demotivierten Benutzern deshalb nichts anderes übrig, als Unterstützung aus der IT-Abteilung anzufordern, die dann für den jeweiligen Zweck, nicht selten sogar die Programmierung ändern muss.
Glaubt man einer weiteren Untersuchung von TDWI Research, so kommen viele BI-Systeme gar nicht erst produktiv zum Einsatz. 80 Prozent der BI-Projekte scheitern demnach bereits in der Anfangsphase. Die Gefahr einer frühen Bauchlandung sieht Klaus Hüttl, Managing Director des Beratungshauses Actinium Consulting, vor allem bei kleinen und mittelgroßen Betrieben. “Der Aufwand für Planung und Prozessanalyse wird hier oft unterschätzt, die eigenen Kompetenzen und Ressourcen werden hingegen stark überschätzt”, legt der Spezialist dar.
Ziele klar definieren
Die Fachleute von Actinium Consulting haben beobachtet, dass BI-Vorhaben, gerade bei Mittelständlern, häufig strategische Schwächen aufweisen. “In vielen Fällen definieren Führungskräfte die Ziele von BI-Initiativen nur unklar, somit lassen sich diese auch nicht zufriedenstellend planen”, folgert Klaus Hüttl. Neben der mangelnden Zieldefinition sieht der Unternehmensberater eine weitere Problematik in der Tatsache, dass fachliche Anforderungen oft hinter die Technischen gestellt werden. “Wer einseitig technologie-orientiert vorgeht, riskiert, am eigentlichen Bedarf vorbeizuplanen. BI-Konzepte müssen vielmehr aus den Geschäftsstrategien abgeleitet werden”, so die Meinung des Analysten.
Nicht zuviel erwarten
Um Business Intelligence erfolgreich im Unternehmen einzuführen, empfiehlt Klaus Hüttl, die Prozesse und Anforderungen schon vor dem Start des Projekts, detailliert zu analysieren und definieren. Ebenso sei es wichtig, die einzelnen Projektphasen möglichst klein und kontrollierbar zu gestalten. “Think Big - Start Small” ist nicht nur ein Slogan für den Experten. Besonders liegt ihm am Herzen, die Erwartungen an eine BI-Lösung realistisch zu halten. Neben dem unkomplizierten Zugang zu entscheidungsrelevanten Informationen, erwarten Anwender häufig auch eine stärkere Einbindung in den Geschäftsverkehr. Im Prinzip sei dahingehend zwar sehr viel möglich, aber auch das beste Tool stößt bei einer gewaltigen Datenmenge an seine Grenzen. „Es ist blauäugig, von einem BI-Werkzeug mehr als zuverlässige Informationen zu erwarten. Business Intelligence ist kein Rundum-Sorglos-Paket für erfolgreiche Unternehmensführung. Es ist vielmehr ein Prozess, der seinen ganzen Nutzen nur durch ständige Anpassung an neue Herausforderungen deutlich machen kann.“
Die Zeit im Auge behalten
Als größten Feind von BI-Initiativen, haben aktuelle Untersuchungen des Business Application Research Center (BARC), den Faktor Zeit entlarvt. Vor allem firmenpolitische Probleme und wechselnde Anforderungen tragen demnach dazu bei, dass BI-Einführungen unnötig in die Länge gezogen werden. Durch übermäßige Verzögerungen, werden die Projekte noch komplizierter und verworrener.
Ein weiterer Blick in die Studien zeigt allerdings auch, dass kleine und mittelgroße Betriebe Business Intelligence tendenziell schneller einführen als große Organisationen. “Einerseits sind dafür der geringere Projektumfang sowie einfachere Zielvorgaben verantwortlich, andererseits wird das Vorhaben weniger durch interne Verstrickungen oder sich ändernde Ansprüche beeinträchtigt”, so die Begründung von Dirk Friedrich. Zu wenig Zeit für BI-Vorhaben einzuplanen, sei jedoch genauso riskant, wie diese zu verschleppen. “Die Projektpraxis belegt, dass häufig zu viel in zu kurzer Dauer erreicht werden soll, was nicht selten das gesamte Vorhaben gefährdet”, warnt der Fachmann. Eine realistische Einschätzung über die benötigte Zeitspanne zu erarbeiten, gehört deshalb für ihn zu den wichtigsten Aufgaben gleich am Anfang des Projekts.
In dieser Phase hat sich ebenso der Aufbau eines kleinen Prototypen mit echten Kundendaten als hilfreich erwiesen. “Damit haben die künftigen Anwender eine Gelegenheit, sich bereits in einem frühen Stadium über realistische Ziele und Möglichkeiten zu informieren“, erklärt Dirk Friedrich. Aus diesen Erkenntnissen können die Mitarbeiter dann eine konstruktive Anforderungsstruktur ableiten. Unklarheiten und Enttäuschungen während des künftigen Projektverlaufs, müssen also gar nicht erst auftreten.
Erfolg durch permanente Anpassung
Als weitere sinnvolle Maßnahme erachtet der BARC-Spezialist auch, ein Business Intelligence Competence Center im Unternehmen zu lancieren. Darunter versteht er den Aufbau eines eigenständigen Teams innerhalb der Organisationsstruktur, das sich ausschließlich den Facetten von Business Intelligence widmet. Die Gruppe sollte sich sowohl aus technisch-orientierten Vertretern des IT-Bereichs, als auch aus Anwendern der Fachabteilungen zusammensetzen. “Dies erlaubt die bestmögliche Berücksichtigung der fachlichen und technischen Anforderungen bei der Umsetzung von BI-Lösungen”, versichert Dirk Friedrich. Hauptsächlich sollte das Competence Center für die Einhaltung der strategischen Vorgaben sorgen und die Vielzahl der einzelnen Aktivitäten koordinieren. Der Einsatz der Fachgruppe ist auch nach der operativen Einführung des BI-Systems von essentieller Bedeutung. Denn darin sind sich alle Experten einig: Business Intelligence ist nicht nur eine Software, sondern ein Prozess der ständigen Verbesserung.
Christine Satzl - Christine Satzl ist Wirtschaftsfachwirtin und Fachjournalistin in München. Hauptsächlich schreibt sie über Kunst & Kultur, ...
