- Projekt und Norm - Prof. Dr. Mintken
Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein Vorhaben, das bezüglich der gesamten Realisierungs-Bedingungen einmalig ist. Durchgeführt werden Projekte häufig in der Technik, aber auch in anderen Bereichen der gewerblichen Wirtschaft, in der öffentlichen Verwaltung, im Sport und im Kulturbereich. Besonders ehrgeizige Großprojekte wie die feste Querung des Fehmarn-Belts oder die Organisation der Fußballweltmeisterschaft in Qatar stehen über einen längeren Zeitraum im Licht der Öffentlichkeit, die meisten Projekte sind jedoch weniger spektakulär und werden daher weniger beachtet.
Projektplanung und Projektauftrag
Wichtige Planungsdaten für ein Projekt sind
- Ziel und Inhalt,
- Zeitrahmen,
- Projektbudget.
Die quantitativen und qualitativen Merkmale des Projektinhaltes und der einzuhaltenden Realisierungsbedingungen, insbesondere Kosten, Dauer und Qualität, werden in der Zieldefinition des Projektauftrages festgelegt. Die Konzentration des Projekts auf nur ein Ziel erleichtert die zügige Erledigung, also die Einhaltung der Terminpläne, und auch die Einhaltung des Projektbudgets.
Projekte sind meistens komplex, sie bestehen aus vielen Einzelaufgaben und betreffen mehrere Organisationseinheiten, zwischen denen vielfältige Beziehungen bestehen. Der Schwierigkeitsgrad eines Projekts ergibt sich aus der inhaltlichen Zielsetzung. Es kann sich um die Entwicklung oder die Anwendung neuer Technik handeln, aber auch um besonders herausfordernde Ausführungsbedingungen.
Mit dem klaren Projektauftrag erfolgt bereits eine erste Weichenstellung für den Erfolg während der anschließenden Durchführung. Hinzu kommen noch weitere Startbedingungen, wie insbesondere die Bestimmung des Projektleiters.
Ob ein Projekt in einer Organisation durchgeführt wird, entscheidet die oberste Leitung der Organisation. Es kann sich bei dem Projekt um einen konkreten Kundenauftrag oder um ein internes Projekt der Organisation handeln. In Behörden dominieren interne Projekte.
Von der Projektidee bis zum Projektabschluss in 5 Projektmanagementphasen
Sachlich und zeitlich werden in DIN 69901 angelehnt an typische Managementaufgaben fünf Projektmanagementphasen unterschieden:
- Initialisierung,
- Definition,
- Planung,
- Steuerung,
- Abschluss.
In zeitlicher Hinsicht kann es durchaus zu Überschneidungen zwischen einzelnen Phasen kommen, so zwischen Initialisierung und Definition. Der Projektgegenstand, also das Bauvorhaben oder das sonstige Produkt, entsteht während der Management-Phase der Steuerung.
Vorteile der Projektarbeit und des Projektmanagements
Die Hauptvorteile von Projekten und dem zugehörigen Projektmanagement resultieren aus der Konzentration der Projektleitung auf das Projektziel. Das Projekt verdankt seine Existenz nur einem einzigen Ziel. Es liegt daher nahe, dass es dem Projektleiter und den Projektmitarbeitern leicht gelingen kann, ihre gesamte Energie auf das Erreichen dieses Ziels zu konzentrieren. Dagegen ist im Geschäftsbetrieb der normalen Organisation jeder Auftrag nur einer unter mehreren, die Aufmerksamkeit und die Tatkraft jedes Mitarbeiters verteilen sich entsprechend.
Bei auftretenden Problemen ist es in einem Projekt sehr schnell möglich, das betreffende Problem unter verschiedenen Gesichtspunkten zu analysieren und eine geeignete Entscheidung zu treffen, die sich wegen der gebündelten Zuständigkeit zügig umsetzen lässt. Es ist daher verhältnismäßig leicht, auf veränderte Kundenwünsche oder auf unerwartete technische oder rechtliche Probleme zu reagieren. Die Organisation herausragender Vorhaben als Projekt ist also aus wirtschaftlicher und technischer Sicht vorteilhaft. Mit dem Projektmanagement können komplexe Vorhaben termingerecht, kostengünstig und mit hoher Qualität durchgeführt werden.
Chancen und Risiken der Projektarbeit
Mit bedeutsamen Projekten kann eine Organisation ihre wirtschaftliche Situation verbessern. Die Bedeutung eines Projekts muss im Vergleich zu den Wirtschaftsdaten der beteiligten Auftraggebern und Auftragnehmern gesehen werden, es handelt sich also um die relative Bedeutung des Vorhabens. Sachlich kann sich die Bedeutung auf die technische Dimension, auf die Gewinnsituation, auf die Marktposition oder auf die strategischen Entwicklungschancen beziehen.
Allerdings gibt es auch Risiken. Als Projektrisiko wird das Risiko bezeichnet, durch das der vorgesehene Ablauf oder Ziele des Projekts gefährdet werden. Unter dem Projektrisiko wird in finanzieller Hinsicht die Höhe des entstehenden Schadens beim Scheitern des Projekts verstanden. Im Einzelnen kann sich das Risiko auf die Realisierbarkeit oder Machbarkeit, die Kosten oder den Termin beziehen. Diese Risiken werden als Machbarkeitsrisiko, Kostenrisiko und Terminrisiko bezeichnet.
Großprojekte und Kleinprojekte
Entwickelt und erprobt wurden die Projektmethodik und das Management von Projekten bei großen Vorhaben aus der Luft- und Raumfahrt in den USA. Derartige Großprojekte erfordern einen erheblichen Ressourceneinsatz. Daraus ergab sich frühzeitig die Notwendigkeit, nach Möglichkeiten zur Reduzierung von Arbeitsaufwand, Zeit, Kosten und Material zu suchen. An derartigen Projekten sind in der Regel mehrere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und mehrere staatliche Stellen beteiligt, so dass sich nahezu zwangsläufig ein erheblicher Bedarf an Abstimmung ergibt. Dies lässt sich aufgrund der gebündelten Zuständigkeit beim Projektleiter vorteilhaft gestalten.
Für das Management von Projekten gibt es internationale Standards, die sich allerdings primär auf Großprojekte beziehen. Für die häufigen Kleinprojekte, wie sie in kleinen und mittleren Unternehmen, in Behörden und anderen Non-Profit-Organisationen durchgeführt werden, muss der Management-Aufwand entsprechend angepasst werden.
Literatur- und Quellenhinweise
DIN 69901: 2009-01, Teile 1 bis 5: Projektmanagement, Projektmanagementsysteme
Karl-Heinz Mintken - Prof. Dr. Karl-Heinz Mintken VDI Freier Wissenschaftler Dipl.-Päd. Dipl.-Ing. Aktuell: Lehr- und Prüfungstätigkeit ...
