Das Project Management Institute (PMI) definiert als Wissensgebiet im Projektmanagement das Beschaffungsmanagement in Projekten. Einkäufer jedoch führen Projekte durch, deren Inhalt und Ziel die Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen für ihr Unternehmen in der erforderlichen Qualität, zu den günstigsten Gesamtkosten und zum benötigten Lieferzeitpunkt ist.
Meist diskutiert man Projektmanagement im Zusammenhang mit Entwicklungs- oder Marketingprojekten, Projekten im IT-Umfeld oder im Finanzwesen. Aber auch der Bereich Einkauf wird in Zeiten steigenden Kostendruckes häufiger Hauptakteur in Projekten, wie zum Beispiel bei:
- großen Ausschreibungsprojekten
- Kosteneinsparungsprojekten
- Prozessoptimierungsprojekten in der Beschaffung (wie der Einsatz von eprocurement Werkzeugen)
Projektmanagement am Beispiel einer Ausschreibung
Bei der Durchführung großer Ausschreibungen mit starker Auswirkung auf den Erfolg des Unternehmens, zum Beispiel bei Rohmaterialien oder Halbzeugen für neue Produktentwicklungen, sollte ein professioneller Projektmanagementansatz zum Tragen kommen. Häufig sind die entsprechenden Ausschreibungen Teilprojekte innerhalb eines umfassenden Entwicklungsprojektes und können auch als solches auf Basis der Best Practices des PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) organisiert werden.
Die Initiierung, Planung und Durchführung des Projektes Ausschreibung
Wie bei jedem Projekt sollte die Ausschreibung eine klare Beauftragung und Zielsetzung entweder im Rahmen eines Gesamtprojektes oder als Einzelprojekt erhalten. Dazu gehört auch die Identifikation der vom Projekt betroffenen sogenannten Stakeholder. Ausschreibungen des Einkaufs werden zum Beispiel meist in Zusammenarbeit mit Entwicklungsabteilungen oder auch mit internen Kunden durchgeführt. Schreibt ein Einkäufer zum Beispiel die Mietwagenverträge neu aus, wird er oder sie dabei die Abteilungen mit ins Boot holen, die besonders häufig Mietwagen nutzen.
Auf Basis der klaren Beauftragung erfolgt die Projektplanung, die zunächst die Anforderungen an die Ausschreibung definiert, den genauen Umfang festlegt und letztlich zu einem Projektstrukturplan und Terminplan führt. Diese Pläne definieren alle Aktivitäten, die im Rahmen der Ausschreibung durchzuführen sind, deren Dauer und Abhängigkeiten voneinander sowie die erforderlichen Resourcen (Personal, Material, Ausrüstung) mit Verantwortlichkeiten.
Ebenso sind die Kosten der Ausschreibung zu planen und im Budget festzulegen. Werden zum Beispiel elektronische Ausschreibungsplattformen genutzt oder Bieterkonferenzen abgehalten, können nicht zu vernachlässigende Kosten für den Einkauf und die betroffenen Fachabteilungen anfallen. Hierzu kann wiederum für das Einkaufsprojekt eine eigene Beschaffungsplanung erforderlich sein, um die notwendigen Verträge mit Dienstleistern zu realiseren!
Risikomanagement, Qualitätsmanagement und Kommunikationsmanagement sind weitere Standardplanungskomponenten für ein Projekt und dürfen auch bei Ausschreibungen nicht vernachlässigt werden. Die Definition von Risiken, zum Beispiel lieferantenbezogener Risiken in monopolisierten Branchen oder bei währungsrisikobehafteten Rohstoffen, ist für eine Ausschreibung notwendig, um spätere Überraschungen auszuschliessen oder durch entsprechende Maßnahmen wie Währungsabsicherung abzumildern. Ist das Ausschreibungsprojekt bereits als Teilprojekt geplant, muss die im Vorfeld existierende Gesamtprojektplanung auf die Berücksichtigung der Einkaufsrisiken überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Bei Entwicklungsprojekten sollte der Einkauf zu diesem Zweck immer frühzeitig mit eingebunden werden.
Im Zeitalter der globalisierten Beschaffung und der in Konzernen wichtigen Suche nach Einkaufssynergien erfolgen Ausschreibungen oft international, so dass Einkaufsteams aus unterschiedlichsten Standorten oft virtuell zusammen arbeiten müssen. Hierzu ist eine Kommunikationsplanung erforderlich, um die Art und Grundregeln der Kommunikation festzulegen.
Nach Abschluss der Planung führt das Projektteam den Projektplan, das heisst die Ausschreibung durch und stellt die projektinterne Kommunikation sowie die Kommunikation an Stakeholder und Fachabteilungen sicher.
Projektcontrolling und Änderungsmanagement
Eine Projektplanung ist letztlich nur sinnvoll, wenn die Einhaltung der Planung regelmäßig geprüft wird und bei Abweichungen entsprechende Korrekturmaßnahmen getroffen werden. So sind auch im Rahmen von Ausschreibungen, insbesondere bei der Deckung von Einkaufsbedarfen innerhalb größerer Produktprojekte, Deadlines und Terminstrukturen einzuhalten. Gleichermaßen muss die Einhaltung des Budgets kontrolliert werden.
Verzögerungen bei der Ausschreibung können Verzögerungen in der Belieferung zur Folge haben oder das Ergebnis der Ausschreibung selbst kann zeigen, dass ursprüngliche Lieferpläne oder Kostenplanungen nicht zu realisieren sind. Dann sind während oder in Folge der Ausschreibung die für das Einkaufsprojekt oder das Gesamtprojekt definierten Wege des Änderungsmanagement einzuhalten. Durch ein integriertes Änderungsmanagement im Projekt wird sichergestellt, dass Änderungen nicht willkürlich und ohne genaue Prüfung ihrer Auswirkungen vorgenommen werden. Darüber sorgt das Änderungsmanagement dafür, dass notwendige Änderungen an alle betroffenen Projektmitglieder sowie Stakeholder kommuniziert werden und ihre Auswirkungen in allen Projektplänen eingearbeitet werden.
Im Laufe der Ausschreibung und in Bieterkonferenzen können neue Erkenntnisse über Risiken gewonnen werden. Auch die identifizierten Risiken und die hierfür geplanten Maßnahmen werden durch das Projektcontrolling regelmäßig überprüft und neu bewertet.
Der strukturierte Projektabschluss
Das Ergebnis der Ausschreibung sind entsprechende Liefervereinbarungen über das gewünschte Produkt oder die gewünschte Dienstleistung mit festgelegten Kosten, Lieferplänen und anderen vertraglichen Vereinbarungen wie Service Level Agreements und Garantieleistungen. Dies stellt das wesentliche Projektergebnis dar. Da Projekte die personelle Kapazität von Linienabteilungen stark belasten, endet das Projektmanagement meist mit dieser Finalisierung des Projektergebnisses.
Wer aber aus Fehlern lernen will oder besonders gute Arbeitsweisen (sogenannte Best Practices) für künftige Projekte dokumentieren möchte, sollte sich für den Projektabschluss Zeit nehmen. Zum professionellen Projektabschluss gehört eine formale Abnahme des Projektergebnisses durch den externen oder internen Kunden genauso wie eine Dokumentation des Gelernten im Projektteam. Wenn das Unternehmen über ein Project Management Office verfügt, sind hierzu die geforderten Dokumentationen vorzunehmen. Schließlich sind die für das Projekt vorgenommen Beschaffungsverträge, zum Beispiel zur Nutzung von Ausschreibungsplatformen, formal abzuschliessen.
Projektmanagement im Einkauf gemäß PMBOK
Einkaufsprojekte lassen sich professionell und effizient mittels der international anerkannten Projektmanagementprozesse des PMBOK leiten, über die Initiierung und Erstellung des Projektplanes, die Projektdurchführung und das entsprechende Projektcontrolling bis hin zum strukturierten Projektabschluss.
Stephanie Karg - Stephanie Karg war nach dem Studium der Betriebswirtschaftslehre sowie der Sprachen Englisch und Spanisch mehrere Jahre in ...
