- Protokollarten leichter checken - Sandra Gau Fant-Verlag
"Wer führt heute Protokoll?" Bei dieser Frage wird so mancher Arbeitnehmer oder Schüler in seinem Stuhl immer kleiner und wünscht sich, unsichtbar zu sein. Nicht nur, dass alles Wichtige in Schriftform festgehalten und die Reihenfolge eingehalten werden sollen. Auch die Form und die inhaltliche Richtigkeit sind von eklatanter Bedeutung. Grund genug also, sich einmal näher mit dem Protokollieren zu beschäftigen und Fragen und Ängste abzubauen.
Bedeutung, Etymologie, Einteilung und Aufgabe des Protokolls
Der Begriff stammt aus dem Griechischen. Übersetzt bedeutet es so viel wie "amtliche Papyrosrolle". Nachdem die Bezeichnung "protocollum" im Mittellateinischen landete, wurde sie im 16. Jahrhundert auch der deutschen Sprache zugeordnet. Während in grauer Vorzeit das Protokoll eher lediglich der Erfassung bibliografischer Daten diente, erweiterte sich die Funktion zur chronologischen Aufzeichnung bis hin zur "Sammlung von Regeln" in der französischen Diplomatie.
Es gibt verschiedene Arten der Einteilung für Protokolle. So können sie nach dem Zeitpunkt der Erstellung, nach dem Inhalt oder nach der Art der Niederlegung differenziert werden. Wird es in Lang- oder Kurzschrift angefertigt, bezeichnet man das Protokoll auch häufig als Niederschrift.
Die Aufgabe des Protokollierens liegt darin, Vorgänge zu rekonstruieren oder zu planen. Mithilfe des erstellten Protokolls können so künftige Fehler vermieden und Abläufe besser geplant werden. Überall dort, wo regelmäßige Abläufe vorhersehbar, wo Unsicherheiten möglich sind oder Fehlentscheidungen getroffen werden könnten, sind Protokolle ein Segen für die verschiedensten Bereiche. Sie dokumentieren in schriftlicher und verkürzter Form den Inhalt in Kurs- oder Unterrichtsstunden, in Diskussionsrunden oder Konferenzen. Protokolle dienen der Verinnerlichung für anwesende oder Information für abwesende Personen.
Aufbau eines Protokolls
Protokolle werden im Präsens verfasst. In der Regel wird die direkte Rede in indirekte Rede umgewandelt. Der obere Teil nennt sich Protokollkopf, in dem sich Thema, Ort, Datum, eventuelle Leitung, Teilnehmeranzahl und Anfang und Ende der Veranstaltung befinden. Der Protokollführer, auch Schriftführer genannt, soll knapp, sachlich, vollständig und objektiv dokumentieren.
Protokollarten
Man unterscheidet zwischen fünf verschiedenen Protokollarten:
- Das Verlaufsprotokoll dient der exakten Wiedergabe vom Verlauf des Ereignisses. Sämtliche Meinungsäußerungen, Beschlüsse und ähnliches werden aufgeführt. Die Tagesordnungspunkte sind eventuell schon im Vorfeld festgelegt worden.
- Beim Ergebnisprotokoll wird sich kürzer gefasst. Beschlüsse einer Sitzung werden so zum Beispiel verfasst, um später an den Ergebnissen bei folgenden Versammlungen anzuknüpfen.
- Eine Mischung zwischen Verlaufs- und Ergebnisprotokoll stellt das Stundenprotokoll dar. Weitere Bezeichnungen hierfür lauten Kursprotokoll, Seminarprotokoll oder Unterrichtsprotokoll. Es werden die wichtigsten Schwerpunkte des Ereignisses festgehalten, damit dem Leser hinterher klar wird, wie man zu einem bestimmten Ergebnis kam.
- Schülern bestens bekannt dürfte das naturwissenschaftliche Versuchsprotokoll sein. Protokolliert werden Aufgabenstellung, Aufbau, Ablauf, Ergebnis und eine Erklärung zum erfolgten Versuch.
- Selten in Anspruch genommen wird das wörtliche Protokoll. Ohne Tonbandaufzeichnung oder sehr gute Stenografie-Kenntnisse ist man hier aufgeschmissen, denn es müssen genauer Wortlaut und korrekte zeitliche Reihenfolge eingehalten werden.
Lehrmaterial zur Protokollführung
Eine sehr hilfreiche Unterstützung bietet ein Nachschlagewerk, das sich an Schüler ab der fünften Klasse richtet. Alle bekannten Varianten eines Protokolls sind hier zusammengefasst und werden übersichtlich und verständlich erläutert. Weit über die Schulzeit hinaus ist dieses Buch eine wertvolle Stütze bei der Erstellung eines Protokolls. Damit es nicht zu langweilig wird, sind typische Schulgeschichten zur Veranschaulichung gewählt worden. Das Lernheft verfügt über einen Therorieteil und geht über in Praxisbeispiele. Im Übungsteil sollen beispielsweise theatralisch ähnelnde Manuskripte zu einem Verlaufsprotokoll umgewandelt werden. Hilfe bietet der Lösungsteil, der detaillierte Angaben zum Erstellen eines Protokolls gibt. "Protokollarten leichter checken" von Sandra Gau nimmt der Protokollerstellung seinen Schrecken und macht Spaß!
Quelle und Literaturnachweis:
Sandra Gau: Protokollarten leichter checken. Fant Verlag, ISBN 978-3-940568-72-4, 12,90 Euro.
