Klar, kurz und freundlich soll ein Geschäftsbrief heute sein. Eine E-Mail erst recht. Wenn Sie noch dem verstaubten Papierdeutsch verhaftet sind, können die folgenden Tipps dabei helfen, Ihren Stil aufzufrischen.

Am gesprochenen Wort orientieren

Halten Sie sich an die gehobene Umgangssprache. Die mündliche Sprache ist verständlicher als Geschriebenes, denn sie kommt ohne komplizierte Wort- und Satzgebilde aus. Lesen Sie Ihren Brief laut durch – wenn Sie über Schachtelsätze stolpern, müssen Sie einfacher formulieren.

(-) Wir dürfen Sie ersuchen, das beiliegende Telefax-Formular auszufüllen und an o. a. Faxnummer zu übermitteln.

(+) Bitte senden Sie uns die beiliegende Fax-Antwort zu!

Kurze Sätze schreiben

Orientieren Sie sich an der Satzlänge im Gespräch. Wechseln Sie kurze und mittellange Sätze (ca. 10–20 Wörter) ab, damit Ihr Brief leicht gelesen und verstanden wird! Der Stil sollte dennoch nicht kurz angebunden oder abgehackt wirken.

(-) Sollte der oben angeführte Betrag nicht bis zu diesem Tage bei uns eingelangt sein, tritt Terminverlust ein, wodurch die gesamte aushaftende Restschuld zur Gänze fällig wird und von Ihnen unverzüglich auf oben genanntes Konto zur Einzahlung gebracht werden muss.

(+) Bitte sorgen Sie dafür, dass dieser Betrag bis … bei uns einlangt. Ansonsten tritt Terminverlust ein und Sie müssen die gesamte Restschuld sofort überweisen.

Kein "Kanzleideutsch" im Brief

Verstaubte Formulierungen, umständliche Redewendungen und altmodische Floskeln können Sie oft ersatzlos streichen. Bürokratendeutsch wirkt hochtrabend und autoritär und hat mit moderner Korrespondenz nichts zu tun!

(-) Um ehest mögliche Rückbestätigung Ihrer Verfügbarkeit zum oben genannten Besprechungstermin wird höflichst ersucht. Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mühewaltung.

(+) Bitte geben Sie uns in den nächsten Tagen Bescheid, ob Sie für unser Treffen Zeit haben. Vielen Dank!

Vorsicht, Fremdwörter!

Fremdwörter sollten Sie nur unter folgenden Voraussetzungen verwenden:

· wenn sie zum Alltagswortschatz gehören oder branchenüblich sind,

· wenn es keinen entsprechenden deutschen Ausdruck gibt,

· wenn Sie die Bedeutung und Schreibweise selbst genau kennen!

Zur Sache kommen

Vermeiden Sie umständliche Satzeinleitungen wie

- Wir teilen Ihnen mit, dass …

- Wir weisen darauf hin, dass …

- Hiermit gestatten wir uns, Sie darüber in Kenntnis zu setzen, dass...

(-) Wir wären Ihnen sehr verbunden, wenn Sie die Freundlichkeit hätten, uns mitzuteilen, ob Sie mit unseren Vorschlägen einverstanden sind.

(+) Sind Sie mit unseren Vorschlägen einverstanden? Wir freuen uns auf Ihre Antwort!

Verben statt Hauptwörterei

Verwenden Sie konkrete, anschauliche Begriffe anstatt abstrakter Worthülsen. Verben machen den Text lebendig und verständlicher! Vermeiden Sie den Nominalstil (zu viele konstruierte Wörter mit -ung, -heit, -keit oder -ion).

(-) Die Verwendung dieses Formulars ist die Voraussetzung für die Beschleunigung der Abwicklung Ihres Antrags.

(+) Verwenden Sie bitte dieses Formular, damit wir Ihren Antrag rascher bearbeiten können.

"Weiße Schimmel": Tautologien und Redundanzen

Manche Wörter werden mit überflüssigen Zusätzen verlängert. Achten Sie auf unnötige Wortteile und „Doppelungen“, speziell in Verbindung mit Fremdwörtern!

(-) ich übersende nachfolgende Zeugnisunterlagen (+) ich sende folgende Zeugnisse

(-) der Geldbetrag in Höhe von € 20,- (+) der Betrag von € 20,-

(-) Rückantwort, Rückfragen, Rückbestätigung (+) Antwort, Fragen, Bestätigung

(-) abklären, überprüfen (+) klären, prüfen

(-) Grundprinzip (+) Prinzip oder Grundsatz

(-) zusammenaddieren (+) addieren oder zusammenzählen

Persönliche Ansprache im Brief

Schreiben Sie partnerorientiert! Sprechen Sie Ihren Briefempfänger direkt, am besten mit Namen an. Beginnen Sie möglichst wenige Sätze mit „Wir“. Wenn Sie persönlich verantworten, was Sie schreiben, verwenden Sie „ich“ anstatt der anonymen Wir-Form.

(-) Wir geben Ihnen Bescheid … (+) Sie hören von uns …

(-) Wir übermitteln Ihnen hiermit ... (+) Mit diesem Schreiben erhalten Sie …

(-) Wir haben Ihre Unterlagen erhalten. (+) Vielen Dank für Ihre Unterlagen, Herr Huber!

Positiv formulieren in Brief und E-Mail

Versuchen Sie negative Botschaften vorteilhaft zu formulieren, mit positiven Aspekten zu verbinden oder zumindest sympathisch zu verpacken (ohne jedoch von der Wahrheit abzukommen).

(-) Leider können wir Ihnen noch keine Preislisten zusenden, da diese erst nächste Woche gedruckt werden.

(+) Sie erhalten die gewünschte Preisliste nächste Woche frisch aus der Druckerei.

Aktiv statt Passiv

Das Passiv verschweigt, wer was tut. Vermeiden Sie die Leideform (werden, wird, wurde) zugunsten lebendiger, kurzer und verständlicher Formulierungen. – Zeigen Sie Aktivität und Engagement!

(-) Ihr Schreiben wurde zur Kenntnis genommen. (+) Ihr Schreiben habe ich mit Interesse gelesen.

(-) Die Lieferfrist soll eingehalten werden. (+) Bitte halten Sie die Lieferfrist ein.

Konjunktiv im Brief vermeiden

Der Konjunktiv (würde, wäre …) wird oft mit Höflichkeit gleichgesetzt, er wirkt jedoch vorsichtig und unsicher. Verwenden Sie ihn nur, wenn er grammatisch erforderlich ist. Scheuen Sie sich nicht, die Dinge direkt und selbstbewusst anzusprechen!

(-) Ich würde mich über die Möglichkeit zu einem persönlichen Gespräch freuen. (+) Ich freue mich auf ein persönliches Gespräch.

(-) Wir würden Sie gerne einladen. (+) Wir laden Sie herzlich ein.

Erfolgsformel für Briefe: Klar, kurz, freundlich und leserorientiert

Beispiele für Einleitungen und Schlussformulierungen