Neben den zahlreichen Fragen, die für die Werbung und Bekanntmachung einer Ausstellung auftreten, sind auch Antworten auf technische Fragen zu geben. Neben der Beschaffenheit von Räumen und Beleuchtung ist ebenso der Ablauf für die Vernissage konkret zu planen.

Welche Räume über wie viel Etagen sind für die Ausstellung vorgesehen?

  • In wie vielen Räumen wird ausgestellt?
  • Findet die Ausstellung auf verschiedenen Etagen statt?
  • Wie groß sind die Ausstellungsräume und welche Formate haben sie?
  • Wie viele Exponate in welchem Format können wirkungsvoll platziert werden?
  • Wie werden Bilder, Skulpturen, Exponate oder sonstige Installationen präsentiert?
  • Sind Stellwände, Podeste oder Vitrinen erforderlich?
  • Wie viel Zeit ist erforderlich, um die Arbeiten aufzuhängen oder aufzustellen?
  • Wer organisiert den Transport der Exponate zum Ausstellungsort?
  • Werden die Werke versandt?
  • Übergibt der Künstler die Exponate versandfertig oder wird eine Spedition mit der Verpackung dieser beauftragt?
  • Wer übernimmt den Transport und die Versicherung und wer trägt die Kosten?
  • Werden die Werke ins Ausland versandt, sind zusätzliche Formalitäten abzuwickeln?

Rund um Aufhängung, Licht, Preise, Informationstafeln

  • Welche Art der Hängevorrichtung ist vorhanden?
  • Wer übernimmt das Aufhängen und Platzieren der Ausstellungstücke?
  • Ist ein Rundgang mit Wegweisern auszuschildern?
  • Wie sind die Lichtverhältnisse zu unterschiedlichen Tageszeiten?
  • Welche Beleuchtung ist vorhanden?
  • Sind weitere Spots erforderlich?
  • Werden Preislisten ausgelegt und die Exponate entsprechend nummeriert oder wird der Preis, zusammen mit Titel, Technik, Format und gegebenenfalls Herstellungsjahr ausgewiesen?
  • Erfolgt die Objektbeschreibung mehrsprachig?
  • Sind großformatige Informationstafeln zu eventuell verschiedenen Epochen oder einzelnen Werken des Künstlers gewünscht? Wenn ja, sind Art, Größe und ob einsprachig oder mehrsprachig festzulegen.

Die Vernissage organisieren

Die Art der Ausstellungseröffnung wird sehr unterschiedlich gehandhabt. Öffentliche Institutionen organisieren und finanzieren die Beköstigung zur Vernissage aus den dafür vorhandenen Fonds. Privatpersonen suchen entweder Sponsoren oder kommen selbst für die Kosten auf.

  • Wer organisiert die Vernissage, der Veranstalter oder der Künstler?
  • Wer trägt die Kosten für die Bewirtung?
  • Im Fall, dass dem Künstler die Organisation obliegt, sind vielerlei Details zu regeln: Tische, Tischdecken aus Papier oder Stoff, Besteck, Gläser, Becher, Teller, Gebäck herzhaft oder süß oder Kanapees, alkoholfreie Getränke und gern auch Sekt oder Wein.
  • Empfängt jemand die Gäste oder werden sie gemeinsam zur festgelegten Zeit der Eröffnung begrüßt?
  • Erhalten die Besucher am Empfang ein Getränk?
  • Wer begrüßt die Gäste und wer eröffnet die Vernissage?
  • Liegt ein Gästebuch aus?
  • Steht ein separater Verhandlungsraum zur Verfügung?

Kataloge, musikalische Begleitung und Pressetexte

  • Ist die Präsenz des Künstlers während der Ausstellungszeit erforderlich oder ausschließlich zur Vernissage?
  • Stellt der Künstler Kataloge zur Verfügung?
  • Gibt er seinen künstlerischen Werdegang in einer Bildschirm-Präsentation wider?
  • Ist die Vernissage musikalisch begleitet?
  • Wer bereitet die Pressetexte vor?

Zum Abschluss die Finissage

Verschiedene Veranstalter übernehmen die Kosten der gesamten Ausstellung komplett. Der im Gegenzug liegende niveauvolle Werbeeffekt ist ihnen bewusst. Andere wiederum, erheben eine geringe Mietkostenbeteiligung, andere veranschlagen eine Gewinnbeteiligung beim Verkauf der Werke. In öffentlichen Institutionen im europäischen Ausland wird gern eine Arbeit des Künstlers als Gegenleistung für eine Dauerausstellung genommen. Bei Einzelausstellungen ist das unproblematisch, bei Gemeinschaftsausstellungen sollte im Vorfeld konkret geklärt werden, wie das zu regeln ist.

Waren geladene Gäste verhindert oder beläuft sich die Ausstellung über einen längeren Zeitraum, ist eine Finissage eine willkommene Abschlussveranstaltung, die gewöhnlich in etwas geringerem Umfang veranstaltet wird, wie die Vernissage.