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Mit E-Mails kann man wichtige Informationen in Windeseile zum Gegenüber bringen – darum kombiniert sie sowohl den Vorteil der Schnelligkeit als auch den Vorteil der Schriftform, auf den man sich im Bedarfsfall berufen kann. Eine optimale Lösung also, zwischen der persönlichen, der telefonischen und der schriftlichen Kommunikationsform.
Problematik der Kommunikation per E-Mail
Dennoch birgt diese Kommunikationsform einen entscheidenden Nachteil: Die Aussagen können weder durch Gesichtsausdruck noch durch Stimmklang oder Körpersprache unterstrichen werden. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, sich beim Schreiben von E-Mails Mühe zu geben, und nicht etwa in eine zu legere Ausdrucksform abzuschweifen. Bemerkt man eine aufkeimende Problematik im Mailverkehr, so ist es manchmal besser, doch zum Telefonhörer zu greifen und die Streitpunkte persönlich zu besprechen. Denn mitunter glättet man schwellende Wogen leichter im Zwiegespräch, da jeder direkte Möglichkeiten hat, entsprechend zu argumentieren.
Effektiv per E-Mail kommunizieren
Da die Kommunikation per E-Mail aus dem Alltag kaum noch wegzudenken ist, sollte man sich durchaus Gedanken über einen gewissen Mailing-Knigge machen, um den Adressaten nicht durch Ausdrucksschwächen zu verärgern und effektiv mit wenigen Worten zum gewünschten Ziel zu gelangen.
- Wieviele Themen pro E-Mail? Es scheint recht umstritten, wie viele Themen man in eine E-Mail packen sollte. Denn während die Regel, nur ein Thema pro Mail zu besprechen, zwar grundsätzlich die Archivierung erleichtert, so macht der Umfang des täglichen Posteingangs diesen Effekt schon wieder zunutze. Hilfreich ist hierbei sicher eine Kompromisslösung. So kann man etwa mehrere Themen in eine Mail einbauen, wenn man sie mit gut strukturierten Zwischenüberschriften ersetzt.
- Signaturen mit maximal 4 Zeilen zu 80 Zeichen: Signaturen sind sind meist Kontaktinformationen am Ende einer E-Mail. Sie sollten jedoch nie länger als 4 Zeilen sein, da der Überblick sonst verloren geht und der Empfänger sich von den Informationen erschlagen fühlt.
- Rechtschreibregeln beachten! Eine der wichtigsten Grundregeln: Mails sollten ebenso korrekt geschrieben werden wie Geschäftsbriefe. Schreibt man etwa den ganzen Text mit Großbuchstaben, so verleiht dies dem Text zuviel Nachdruck und gilt als virtuelles Schreien. Nutzt man sehr viele Abkürzungen, so gilt dies als ausgesprochen unhöflich, weil man sich keine Zeit nimmt, um die Worte auszuschreiben.
- Aussagekräftige Betreffszeile: E-Mails ohne Betreffszeile wirken unhöflich und geben keinerlei Ausblick auf Thematik und Dringlichkeit. Auch die Archivierung solches Schriftverkehrs gestaltet sich unnötig schwierig.
- Erst lesen – dann senden! Die wohl wichtigste Regel beim Versenden von E-Mails ist das Korrekturlesen vor dem Klick auf „Senden“. Denn viel zu oft werden E-Mails gedankenlos und ohne die angemessene Form von Aufmerksamkeit versendet.
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Claudia Hanitzsch - Das Hobby zum Beruf machen - ein Wunsch, der mich seit Jahren begleitet und sich immer mal wieder etwas vordergründiger in mein Leben ...
