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Ordner und Ablageboxen, das sind die klassischen Mittel der herkömmlichen Wissensspeicherung. Dieses System ist altbewährt und in jeder Firma zu finden. Will man diese Informationen jedoch Dritten zugänglich machen müssen sie bewertet und nach Kategorien geordnet abgelegt werden damit sie auch gefunden werden.
Dieses System der Wissenspeicherung funktioniert auch in digitaler Form sofern die Daten entsprechend digitalisiert werden. Neben Bildarchiven und diversen Ablagesystemen für Officedateien oder Emails werden digitale Daten archiviert. Müssend diese Daten aber Dritten zugänglich gemacht werden treten die ersten Schwierigkeiten auf da die Archivierung meist individuell statt findet und nur vom entsprechenden Archivar gefunden werden. Scheidet dieser aus dem Unternehmen aus ist meist auch das Wissen weg oder zumindest nicht brauchbar da kein allgemein gültiges Speichersystem aufgebaut wurde.
Der erste Schritt zur selbständigen Wissensspeicherung ist die Festlegung von einheitlichen Speicherregeln. Es muss definiert werden was gespeichert werden muss, wohin gespeichert wird, wie lange die Speicherung dauern soll und diese Information gefunden werden soll.
Bevor man sich über die passende Softwarelösung Gedanken macht sollte man klar in zwei Bereiche trennen. Jenes Wissen dass nur archiviert aber nicht weiter verwertet werden muss. Beispielsweise Buchhaltungsunterlagen, Verträge oder Zeitungsausschnitte. Und jenes Wissen dass von einzelnen Personen erstellt und genutzt wird. Gerade diese Informationen sind es die wertvoll sind und einer entsprechenden Sicherung bedürfen.
Sind die Grundregeln der Speicherung fest gelegt geht es darum ein System zu finden dass alle Nutzer ohne großen Mehraufwand betreiben können. Im ersten Schritt sollen die Systemvorteile für den einzelnen Anwender herausgehoben werden um möglichst schnell eine gute Akzeptanz zu erhalten.
Ein einfaches Wissenssystem wäre ein firmeneigenes Wiki. Google bietet dazu ein entsprechendes Tool „Goolge Sites“ sogar kostenlos an.
Im Wiki wird zuerst ein eigener interner Bereich erstellt um das eigene Wissen digital zu speichern und leicht darauf zugreifen zu können. Im zweiten Schritt wird ein öffentlicher Bereich definiert um Raum zu schaffen für den Austausch von Informationen unter den jeweiligen Nutzern. Google Sites ist plattformunabhängig und kann auch von privaten Rechnern oder mobilen Internetzugängen einfach bedient werden.
Sind die ersten Projekte im Wiki abgearbeitet worden muss die Daten bereinigt und die Datenstruktur verbessert und weiter homogenisiert werden. Ein guter Zeitpunkt um einzelne Projektwikis zu erstellen auf die mehrere Personen zugreifen um ihr Wissen einzubringen. Google Sites können von verschiedenen Usern bearbeitet werden und es gibt die Möglichkeit Anhänge zu posten und Kommentare abzugeben. Der erste Schritt zu Web2.0 ist gemacht!
Ein Grundsatz in der Unternehmenskommunikation lautet: „Willst du die Kommunikation beeinflussen musst du ein Teil von ihr werden!“
Nach diesem Grundsatz müssen Überlegungen angestellt werden ob einzelne Ergebnisse der Wissensdatenbank auch Dritten zugänglich gemacht werden. Dies kann im erweiterten Firmenumkreis (Lieferanten, Kunden, …) oder direkt die Öffentlichkeit sein. Damit hier nicht unkontrolliert Wissen preisgegeben wird sollte ein Redakteur diese Aufgabe wahr nehmen.
Walter Hattinger - Business Development Manager mit jahrelange Werbe-/Marketingerfahrung und kaufmännischer Weiterbildung auf akademischem Niveau. Habe ...
