Überall werden Zeitpläne aufgestellt. Das beginnt bereits beim Stellen des Weckers und setzt sich fort bei den Fahrplänen der öffentlichen Verkehrsmittel oder der Uhrzeit, wann man bei der Arbeit oder in der Schule erscheinen muss. In Projekten werden aufwändige Zeitplanungen erstellt, die Auskunft darüber geben, wann welche Teilarbeit erledigt ist. Im Privatleben planen viele genauso straff wie im Beruf. Denn die Bücher zum Zeitmanagement vermitteln das Gefühl, dass sich mit einem Plan die Probleme von Chaos und Unzufriedenheit beseitigen lassen. Die größte Herausforderung bei diesen Zeitplänen ist es, sie einzuhalten und zu erfüllen. Denn nichts wirkt deprimierender als ein erneut überschrittener Zeitplan. In der Wirtschaft werden dafür sogar Sanktionen in den Verträgen festgehalten.
Was will Zeitmanagement erreichen
Das Erstellen von Zeitplänen möchte ein verbindliches Zeitmanagement erreichen. Das bedeutet, das Erledigen einer Arbeit wird verbindlich. Die Arbeit wird nicht mehr zu einem beliebigen Zeitpunkt fertig gestellt, sondern es wird ein Termin vereinbart, bis zu dem die Aufgabe erledigt ist. Das ist das Ziel von Zeitmanagement. Bei Projekten, die aus mehreren Aufgaben bestehen, die voneinander abhängen, aber von verschiedenen Personen ausgeführt werden, will das Zeitmanagement eine Übereinkunft erreichen. Das Ziel des Zeitplanes ist es, jedem der eine Aufgabe im Projekt übernimmt zu sagen, wann er damit anfangen kann und wann er damit fertig sein muss. Mit einem Zeitplan kann dann jeder sehen, was er noch tun muss und bis wann.
Vorteile von Zeitmanagement in Form von Zeitplänen
Der Vorteil dieser Zeitpläne liegt in der Übersichtlichkeit. Die Aufgaben werden bewusst gemacht und der Zeitaufwand dafür abgeschätzt. Dadurch wird klar, was noch zu tun ist. Gleichzeitig sieht man, was man bereits erledigt hat. Dies ist ein motivierendes Erlebnis. Zusätzlich ist man motiviert, weitere Punkte zu erledigen und auf der Liste der Aufgaben abzuhaken. Mit Zeitplänen wird nichts mehr vergessen und auch ungeliebte Aufgaben werden erledigt, weil sie einfach im Plan stehen und man sie dann abhaken und vergessen darf. So kann man sie vergessen und schiebt sie nicht noch länger vor sich her.
Zeitpläne schaffen Freiräume und identifizieren Überlastung
Wer sich eine Liste aller Aufgaben macht, der erhält einen Überblick darüber, was er tun muss. Wenn diese Aufgabenliste in einen Zeitplan gebracht wird, wird schnell klar, ob eine Person überfordert ist, oder sehr viel ungenutzte Zeit übrig bleibt, die mit sinnvollen Aufgaben gefüllt werden kann. Zusätzlich ist eine solche Zeitplanung ein wichtiger Baustein im Zeitmanagement. Im Privatbereich zum Beispiel sollte man hier auch gezielt Erholungsphasen einplanen und sich dann Zeit für sich selbst nehmen. Im beruflichen Alltag können und sollten Pausen im eigenen Plan eingetragen werden.
Nachteile von Zeitplänen
Der größte Nachteil von Zeitplänen ist ihre demotivierende Wirkung, wenn sie einmal überschritten sind. Dann sieht man, dass man im Verzug ist und möchte nicht mehr weitermachen. Zusätzlich wurde man bereits daran erinnert, dass der Kollege die Ergebnisse benötigt und die folgende Aufgabe ist bereits ebenfalls in Verzug, weil man sie noch nicht anfangen kann. Zusätzlich kostet das Planen der eigenen Zeit ebenfalls Zeit. Vielfach wird behauptet, dass Zeitmanagement überflüssig ist und zu viel Zeit benötige, die man besser für produktive Dinge benutzt. Sehr viel häufiger ist es jedoch so, dass zu viele Dinge in zu kurzer Zeit erledigt werden sollen. Die Abschätzung des Zeitaufwandes ist dann immer falsch. Im Ergebnis wird man zum Sklaven eines Zeitplanes und verliert die Möglichkeit der Spontanität.
Spontanität wahren und Freiräume schaffen
Damit man nicht in die negativen Fallen von Zeitmanagement hineinrutscht, sollte man einige Dinge bedenken. Viele der Nachteile entstehen durch Fehler im Planen. Wer dann noch minutiös plant, der wird natürlich auch sehr viel länger für die Zeitplanung benötigen, als jemand der in 30-Minutenblöcken oder Stunden plant. Die Aussage, dass überschrittene Zeitpläne demotivieren ist richtig. Gleichzeitig kann man daran aber auch etwas Positives finden. Denn durch den Zeitplan wurde die Verbindlichkeit geschaffen, die Aufgabe zu erledigen. Gäbe es keinen Zeitplan, dann wüsste man noch nicht einmal bis wann der Kollege die Ergebnisse braucht. Dadurch wäre effizientes Arbeiten noch viel schwieriger zu realisieren. Darüber hinaus kann man aus einem überschrittenen Zeitplan lernen und bei einer ähnlichen Aufgabe in Zukunft mehr Zeit einplanen. Wer regelmäßig den eigenen Zeitplan überschreitet, der sollte sich mehr Puffer und Pausen einbauen. Außerdem sollte man sich überlegen wie perfekt eine Aufgabe sein muss um das Ziel zu erreichen.
Zeitpläne sind sinnvoll, auch wenn sie überschritten werden
Zeitpläne können also getrost auch überschritten werden. Das ist kein Zeichen von Unfähigkeit, sondern die Möglichkeit zu lernen. Man kann für ähnliche Aufgaben in Zukunft genauere Zeitkalkulationen vornehmen. Gleichzeitig bleibt auch bei überschrittenen Zeitplänen die Verbindlichkeit bestehen, die das Zeitmanagement für das Erledigen von Aufgaben erreichen will.
Barbara Fiedler - Guten Tag, ich bin Informatikerin. Zusätzlich habe ich bereits zu Schulzeiten journalistisches Schreiben bei der ...
